13 секретів для ефективного управління командою проєкту у 2023 році

По-справжньому успішна команда розуміє свої завдання та їх важливість, може тривалий час зберігати зосередженість, ефективність й креативність, а також отримує задоволення від роботи та кінцевого результату. Велике значення у побудові саме такого колективу має управління командою, завдяки якому співробітники відчувають свою цінність та злагоджено працюють.

Іноді у керівника через велику завантаженість не вистачає ресурсу на перевірку стану команди й побудову стратегії управління. Тому в цій статті ми розповімо про кілька секретів, які оптимізують цю важливу ланку роботи.

Що таке керування командою проєкту?

Командою можна вважати групу, яка об’єднана для виконання одного або декількох завдань та досягнення поставлених на початку роботи цілей. Практика показує, що саме командна робота у більшості випадків дає кращий результат, бо спеціаліст навіть дуже високого рівня підсилюється, коли працює з іншими людьми.

Управління командою — одна із найважливіших комплексних навичок керівника. Ця робота складається з таких процесів:

1. постановка цілей та донесення їх до команди;
2. мотивація та надихання;
3. регулярне спілкування з командою, надання зворотного зв’язку;
4. демонстрація особистого прикладу ефективного розв’язання задач;
5. вирішення конфліктів та побудова здорової атмосфери в колективі, приємної корпоративної культури;
6. розширення можливостей команди у професійному плані.

Ефективне управління командою проєкту дозволяє підвищити потенціал кожного окремого співробітника та колектива в цілому.

Чому важливо керувати командою проєкту?

Основа успішного бізнесу — залучена, зацікавлена та вмотивована команда. Іншими словами, команда, яку можна назвати ​ “ здоровою”.

Самостійно колектив співробітників таким не стане, отже, потрібно приділяти увагу побудові «команди мрії», працюючи в якій, кожен з учасників буде отримувати задоволення від роботи та можливості для розвитку. Таке поєднання стане важливим фактором утримання співробітників.

Трохи статистики, яка підтверджує важливість управління командою та вибудовування стосунків в ній. Наприклад, команди, у яких спостерігається висока залученість працівників, на 23 % прибутковіші за інші. Окрім того, в них є такі позитивні відмінності:

• на 10 % вища лояльність клієнтів;
• на 14 % більша продуктивність;
• на 18 % кращі продажі.

13 секретів ефективного управління командою проєкту

У компанії Gallup говорять, що є 12 ключових потреб, які потрібно задовольняти за допомогою управління командою. Якщо всі вони будуть закриті, продуктивність команди буде високою:

1. Співробітник знає, чого від нього очікують.
2. Працівник має все необхідне для плідної роботи: матеріали, обладнання тощо.
3. Партнери та колеги налаштовані на якісне виконання роботи.
4. В колективі є людина, яка сприяє розвитку та самовдосконаленню.
5. За останні півроку хтось обговорював із працівником його прогрес.
6. Кожен робочий день людина має змогу робити те, що вдається їй найкраще.
7. Керівник або колеги піклуються про особисті запити працівника.
8. Хоча б раз на тиждень людина отримує схвальну оцінку своєї роботи.
9. Працівник має у колективі приятеля.
10. Протягом року співробітник мав нагоду вчитися та розвиватися.
11. Думка людини враховується колективом та керівництвом.
12. Місія компанії та/​або мета проєкту дає можливість відчувати, що робота дійсно важлива.

Підходи до формування команди

Перш за все у вас повинна бути стратегія, яка допоможе найняти, адаптувати та утримати кращих працівників, що можуть ефективно вирішувати задачі проєкту.

Відбір команди проєкту

Тут варто почати із чіткого встановлення цілей. Наприклад, вам потрібно укомплектувати команду, в якій буде маркетолог, розробники, тестувальники, дизайнери та спеціалісти з налаштування контекстної реклами. Позначте наступне:

• скільки часу у вас є на пошук спеціалістів;
• які зарплати ви можете запропонувати;
• які переваги роботи у вашому проєкті;
• які ресурси ви можете задіяти для пошуку.

1. Щоб наймати сильних співробітників, ваш бренд роботодавця має бути сильним. Дізнайтеся, що про вас думають на ринку та за потреби скоригуйте інформацію.
2. Найчастіше вам не потрібна команда, яка повністю складається із «зірок», тобто спеціалістів рівня Senior. Краще формувати колектив так, щоб у кожному напрямі був один лідер, інші співробітники можуть бути міцними Mid­dle та перспективними Junior.
3. Регулюйте чисельність команди. Іноді здається, що, чим більше людей, тим скоріше можна завершити проєкт. Це не завжди так, бо велика кількість працівників породжує ще більшу кількість взаємодій, які виходять з‑під контролю. Найчастіше оптимальна кількість людей у команді — до п’яти. Якщо ж ясно, що проєкт потребує багато ресурсів, краще розбити співробітників на мікро-команди, кожна з яких матиме свого лідера. Також потрібно буде налагодити регулярну синхронізацію роботи команд.
4. Уявіть, що кандидати — ваші гості чи клієнти. Ставтеся до них відповідно: поважайте їх час, будьте гостинними та залишайтеся на зв’язку.

Планування командної роботи

Коли у вас є команда, потрібно планувати спільну роботу. План доцільно складати на 6 – 12 місяців, а переглядати та актуалізовувати — щокварталу, а може й частіше, зважаючі на буремне сьогодення.

1. Окресліть бачення цілей та задач для команди загалом та для кожного працівника.
2. Пропишіть ключові показники ефективності ( KPI ) команди та співробітників.
3. Встановіть терміни: проміжні та фінальні.
4. Створіть альтернативний план на випадок форс-мажорів.

Організація командної роботи

Щоб команда була злагодженою, потрібно побудувати її ієрархію. Тобто кожен має розуміти, хто є керівником, а хто — підлеглим. Кількість рівнів в ієрархії буде залежати від складності проєкту та кількості працівників.

• разом сформулювати зрозумілу для всіх мету проєкту;
• прописати залежність між групами співробітників на шляху до досягнення мети;
• зрозуміти, хто й за що відповідає;
• переконатися, що всі співробітники знають, чого від них очікують.

Бути в одному інформаційному полі з командою

Зараз мало хто хоче просто працювати, не розуміючи стратегічної мети роботи. Тому керівник команди повинен створити єдине інформаційне поле, в якому будуть знаходитися всі співробітники, щоб кожен розумів свою роль та свій внесок у кінцевий результат.

Дашборд проєкту в системі управління проєктами Worksection

Також потрібно зробити так, щоб всі частини команди мали доступ до однакової інформації. Тільки так можна приймати дійсно командні рішення. Отже, задачі керівника:

• Надавати достовірну та добре опрацьовану інформацію.
• Створювати умови для того, щоб доступ до інформації був у всіх, наприклад, створювати бази знань чи робити щотижневу розсилку з важливими матеріалами.
• Обговорювати важливі для команди інфоприводи.

Розвиток проєктної команди відповідно до життєвого циклу

Будь-яка команда проходить кілька стадій розвитку. Від успішності проходження кожної залежить стратегічна успішність такого колективу.

1. Формування. Перший етап розвитку, коли учасники тільки починають контактувати між собою, знайомляться.
2. Адаптація. Період, коли люди звикають до спільної роботи, дізнаються про слабкі та сильні сторони одне одного, вирішують конфлікти.
3. Штатний режим. Проміжок часу, коли всі процеси та механізми роботи вибудувані, працівники підлаштувалися до спільної роботи та планомірно разом йдуть до мети.
4. Реорганізація. На цьому етапі може змінитися склад команди чи розподіл обов’язків. Зазвичай це відбувається через зміни у задачах.
5. Розформування. Коли проєкт завершено, команда підбиває підсумки та вирішує, наскільки успішною була робота. Якщо всіх все влаштувало, то не виключено, що команда знову збереться та ще працюватиме у такому ж складі.

Врегулювання конфліктів у проєктній команді

Конфлікти та непорозуміння трапляються у будь-якому колективі. Найчастіше керівнику доводиться мати справу з міжособистісними та міжкомандними суперечками.

Щоб врегулювати конфлікт, спочатку треба зрозуміти, хто є його учасниками. Не завжди це є очевидним. Тому керівник має приділити увагу тому, щоб розібратися, хто реально конфліктує та через що, а також дізнатися, хто виступає у ролі «групи підтримки» кожної зі сторін.

На користь піде використання трикутника, розробленого конфліктологом Крістофером Мітчелом. Він вважав, що потрібно зрозуміти установки, контекст та поведінку кожного з учасників.

Щоб отримати об’єктивну інформацію, краще за все попросити сторони описати своє бачення ситуації, де кожен учасник конфлікту відповідає на такі питання:

Коли керівник побачить такі заповнені таблички від сторін, то зможе знайти реальну причину конфлікту та запропонувати рішення. Не виключено, що й самі учасники зможуть подивитися на проблему під іншим кутом та побачити шляхи досягнення миру.

« Час відеоігор»

Дослідження стверджують, що нові команди, які грали між собою у відеоігри протягом 45 хвилин, на 20 % продуктивніші, ніж ті, хто цього не робив, натомість виконуючи традиційні вправи тімбілдингу.

Тому придивіться до такого формату взаємодії. Краще обирати нескладні ігри, які можна встановити як на ПК, так й на смартфон.

« Щаслива година»

Взагалі терміном «щаслива година» позначається проміжок часу, коли у супермаркетах, закладах громадського харчування чи крамницях діють привабливі цінові пропозиції. Але не менш важливі такі години в управлінні командою проєкту.

Тут цей формат зводиться до того, що члени команди неформально спілкуються між собою у вільний від роботи час, підвищуючи рівень довіри один до одного. Ось кілька універсальних ідей, як провести «щасливу годину».

• Вікторини на знання кіно, музики, власної компанії тощо.
• Would You Rather. Це питання по типу: «Що б ти обрав: каву чи чай?», «Що обереш: кіно чи книгу?».
• Дві правди та брехня. Людина називає про себе три факти, один з яких є хибним.

Основні методи управління командою

Кажуть, що команда настільки хороша, наскільки хороший її керівник. Отже, якщо ви хочете, щоб команда демонструвала зростання, ваше зростання має бути на висоті. Завжди пам’ятайте про важливість цих складових управління.

Варто збалансувати кількість кожного стилю в загальному управлінні. Тобто, не всі задачі можна делегувати, а декому зовсім не потрібно менторство, достатньо чітко окреслити, що й коли слід зробити.

Правильна пріоритизація

Не варто казати працівникам, що всі завдання однаково важливі. Людина не може робити все одночасно. Тому слід пояснити, що має стратегічне значення для своєчасного завершення про’кту чи компанії в цілому.

Відповідно, всім завдання краще розставити пріоритети. Оптимально робити це за допомогою таск-менеджера. Так кожен учасник команди буде розуміти, за що братися в першу чергу, а що можна відкласти на потім. Це допоможе раціонально розподілити робочий час та не допустити зриву дедлайнів.

Делегування завдань членам команди

Керівник не може та й не повинен виконувати самостійно левову частку роботи. Тому потрібно делегувати колегам те, що вони в силах виконати.

Так, можливо суть та етапи виконання деяких завдань доведеться довго пояснювати, писати гайди та інструкції. Але й переваги у делегуванні є:

• список компетенцій працівників розширюється;
• керівник має більше часу на вирішення стратегічних задач.

Впровадження наставництва

Цей процес є дуже важливим з точки зору посилення команди. Користь отримує й той, хто вчиться, й той, хто вчить. Адже тоді, коли ми ділимося знаннями, ми структуруємо їх в голові та часто знаходимо нестандартні варіанти вирішення завдань.

Людина ж, яка має ментора, прогресує швидко, бо їй не доводиться перебирати велику кількість неправильних чи неактуальних методик. Навпаки, можна відразу дізнатися, як зробити те чи інше максимально ефективно.

При цьому у процесі спілкування члени команди з різним рівнем кваліфікації вчаться ставити питання, коректно відповідати на них, сприймати іншу точку зору.

Комунікація з командою

Без якісної комунікації успішне управління командою про’кту майже неможливе. Головне налаштувати її так, щоб це було зручно для всіх.

Наприклад, ви можете домовитись, що не термінові питання можна писати на пошту. А от те, що потребує негайної реакції, має з’явитися у месенджері.

Комунікація всередині задачі у Worksection

Окрім того, можна обговорити, що є години, коли хтось із співробітників не відповідає на повідомлення, бо проводить зустрічі чи напружено працює над вирішенням задачі.

Також не завадить проводити опитування всередині команди. Вони можуть бути присвячені будь-чому: від святкування Нового року до вибору нового таск-менеджера. Якщо ви хочете отримати максимально чесні відповіді, зробіть опитування анонімним та сповістіть про це.

Зазвичай управління командою та комунікаціями проєкту лягає на керівника, але, щоб оптимізувати ці процеси, не забувайте про зворотний зв’язок у колективі.

Ситуаційне управління командою проєкту

Треба розуміти, що жорстке дотримання правил управління не завжди працює. Іноді краще керуватися принципами ситуаційного лідерства, які враховують різницю між ситуаціями та працівниками.

Сутність такого підходу ось у чому. Ви можете, в залежності від ситуації, обрати один із чотирьох стилів поведінки.

Директивний Передбачається, що керівник чітко каже, хто та що повинен зробити, як саме це робити, вказує терміни. Такий стиль доречний, коли ви вчите нового працівника, щоб він не припустився помилок.

Наставницький Керівник дає співробітнику завдання та в загальних рисах пояснює, що потрібно отримати в результаті. По мірі роботи наставник дає поради, а в кінці — детальний фідбек щодо результату та методів просування до нього.

Підтримуючий Такий стиль доцільний, коли керівник впевнений, що працівник має всі необхідні навички для якісного виконання завдання. Тому його участь зводиться до того, щоб періодично запитувати, чи не потрібна допомога та яка саме.

Делегування Якщо ви знаєте, що людина має все необхідне для успішного виконання завдання, але не впевнена у своїх силах, то варто сказати, що тепер це її зона відповідальності. В процесі роботи керівник не контролює, що та як робиться, але відповідає на питання й перевіряє результат.

Як сформувати ефективну команду співробітників

Вище ми вже торкнулися цього питання в плані того, які є загальні принципи формування команди. Приділимо увагу ще таким питанням.

Критерії оцінки претендентів у команду проєкту

Звичайно, у кожному проєкті є свої особливості, відповідно й вимоги до працівників будуть суттєво відрізнятися. Але є базові моменти оцінки кандидатів.

1. Нard skills. Це, власне, навички, без яких людина не може виконувати свою роботу. Якщо говорити, наприклад, про тестувальника, то він має знатися на принципах ручного та автоматизованого тестування, специфікаціях систем, баг-трекерах, мовах програмування тощо.
2. Soft skills. У командній роботі важливі такі речі:

• вміння спілкуватися, не перебиваючи, аргументувати свою думку;
• навички боротьби із стресом;
• відкритість та бажання вчитися;
• вміння адекватно сприймати критику.

1. Досвід роботи. Не на всі ролі можна брати новачків та навчати їх під себе. Іноді в роботу потрібно ввійти швидко та виконати її у визначений термін, тому без релевантного досвіду ніяк.
2. Мотивація. Рекрутери часто питають, чому людина хоче працювати саме над цим проєктом. І заробіток далеко не єдина мотивація. Хтось хоче здобути новий досвід, для когось привабливою є можливість навчання, а для когось — можливість вирішувати важливі для суспільства задачі.

Правила, які допоможуть зібрати ефективну команду

Перш за все, вдало опишіть вакансію. Тобто так, щоб кандидати точно зрозуміли, наскільки вони вам підходять. Вкажіть, що є обов’язковим, а що — бажаним.

• Давайте тестові завдання. Вони допоможуть побачити, наскільки кандидат успішно виконав роботу. А сам потенційний працівник зрозуміє, чи цікава йому ця посада та чи вона по силах.
• Проводьте від однієї до трьох співбесід з кандидатом. Але намагайтеся не розтягувати їх в часі.
• Приділіть увагу онбордингу та напишіть якісні посадові інструкції. Якщо людина буде відчувати, що нічого не знає та нікому не потрібна у перші дні, вона може звільнитися або працювати малоефективно. Натомість готові вказівки можуть полегшити багато процесів.

Без чого неможливе управління командою проєкту

Якщо у вас немає чіткого розуміння цілей команди та критеріїв вимірювання її ефективності, успішної роботи очікувати не варто. Також є наступні важливі фактори.

Важливість вибору інструменту для керування командою проєкту

Практика показує, що паперові блокноти, файли Word та таблички Excel працюють лише у зовсім маленьких командах із невеликою кількістю простих завдань. Коли мова заходить про серйозні проєкти та солідних замовників, варто користуватися такими інструментами:

1. Тайм-трекер. Він допоможе відстежити, на які завдання витрачається час. Якщо у проєкті погодинна оплата, без нього взагалі не обійтися.
2. Таск-трекер. Коли задач й виконавців стає більше, складно тримати в голові, хто та за що відповідає. Тому краще мати сервіс, в якому сутність завдань, відповідальні за них та терміни виконання чітко визначені. Якщо ви хочете бачити проєкти комплексно, розуміти статуси завдань та своєчасно реагувати на будь-які зміни, тим більш варто інтегрувати в роботу систему управління проєктами. Для початку можна обмежитися недорогим базовим тарифом, а потім, по мірі розвитку компанії, робити апгрейди.

Чого слід уникати в управлінні командою проєкту?

Ефективне управління командою проєкту неможливе, якщо в ньому не налагоджені комунікації між усіма учасниками. Також варто уникати таких речей:

• Впевненість в тому, що замовник знає, чого хоче. Зазвичай, він знає, якої мети хоче досягти. Наприклад, продавати на $ 10 000 на місяць. Але навряд замовнику відомо, який хостинг краще та у чому відмінності між SEO-просуванням та таргетованою рекламою. Будьте готові терпляче пояснювати та багато обговорювати.
• Надія на те, що будь-яку помилку можна виправити. Насправді, можна. Але чи не буде це виправлення занадто дорогим для вас?
• Розрахунок на те, що попередні успіхи — запорука майбутніх досягнень. Так, досвід важить багато. Але якщо спиратися лише на нього, можна наробити помилок. Тому завжди будьте в курсі нових трендів.

Поради початківцям у керуванні проєктами

Якщо ви використовуєте описані вище поради у роботі своєї компанії, подбайте про те, щоб виміряти їх ефективність. Для цього зверніть увагу на такі показники:

1. зростання загального рівня задоволеності команди;
2. відсутність перевищення планових показників бюджету;
3. зменшення кількості овертаймів;
4. своєчасне завершення проєктів;
5. високий рівень задоволеності результатами роботи у замовників.

Це важливо, адже не існує методик та порад, що ідеально підходять абсолютно всім командам. Тому постійно тримати руку на пульсі роботи команди — необхідно.

Щоб налаштувати ефективне та успішне управління командою проєкту потрібно не лише знати секрети та правила цього процесу, а й невпинно тестувати відому вам інформацію та шукати нові варіанти вдосконалення процесу. Окрім того, варто користуватися інструментами управління проєктами та аналізувати ключові показники роботи команди.

Що таке командна робота, чому вона така важлива і як впливає на успіх?

Чи зможе одна людина без команди побудувати справжню імперію? Історії успіхів показують, що саме вдало підібрана і добре злагоджена команда — це те, що приведе до успіху будь-який бізнес (за винятком рідкісних випадків, звичайно).

Так, ми продовжуємо розбиратися в найбільш цікавих і корисних для майбутніх агро-менеджерів поняттях! І в цій статті ми хочемо розповісти, що таке команда і чому вона важлива для успіху проекту, що дає командна робота організації та окремо взятим співробітникам, а також поділимося декількома надихаючими історіями.

Що таке командна робота і як вона відрізняється від простої взаємодії між людьми

Вперше термін «команда» почав застосовуватися в лексиконі спортсменів, будучи складовою частиною в побудові їх тайм-менеджменту. На даний момент це поняття значно розширило сферу свого застосування і є актуальним для багатьох сфер.

Отже, команда — це термін, яким позначають невеликі групи (від 3 до 12 осіб), що мають яскраво виражену цільову спрямованість і інтенсивну взаємодію між членами групи. Виходячи з цього, командна робота — це ефективна і продуктивна практична діяльність команди. Або ж це певна спільна та цілеспрямована робота групи фахівців, які працюють за заздалегідь встановленим правилам.

Найпростіший приклад з історії: команда — це військо, кожна дія якого націлена на перемогу над противником. У війську всі воїни діють злагоджено, продумано і з опорою на спільну мету.

Краще зрозуміти суть командної роботи можна, виділивши її головні риси:

спільна робота: команда — це не сума окремих частин, а єдине ціле — певна структурована група людей, кожен член якої взаємодоповнює іншого;

Дослідники поняття «командна робота» виділяють такі її головні принципи:

• загальні і важливі цілі кожного з учасників;
• взаємодоповнюючі вміння;
• чіткі вимоги до продуктивності;
• взаємна відповідальність;
• невелика кількість людей.

Чому командна робота ефективніше звичайної співпраці

Трохи раніше ми вже порівнювали командну роботу зі співпрацею. Тепер часз’ясувати, чому все ж такий формат виявляється найбільш ефективним в роботі.

Команда володіє більш широким інструментарієм в порівнянні з окремою людиною. На жаль, окремо взятий співробітник обмежений своїми повноваженнями. У команді різнопрофільних і різнорівневих фахівців більше шансів на появу нестандартних ідей і залучення різних інструментів для їх реалізації.

Підсумовуємо, чому важлива командна робота: по-перше, це потужний інструмент ефективного досягнення цілей організації і реалізації поставлених всередині неї завдань. По-друге, командна робота — це інструмент для особистісного та професійного зростання кожного співробітника, який є членом цієї команди.

Як командна робота впливає на загальний успіх: реальні приклади

Після того, як ми розібралися з теоретичними основами командної роботи, резонно задати питання: а як же це працює на практиці? Коротко кажучи, працює це відмінно і максимально ефективно. Якщо говорити більш розгорнуто, варто навести реальні історичні приклади.

Перший приклад — Стів Джобс і компанія «Pixar». В кінці 90-х років минулого століття Джобс придбав невелику компанію, яка займалася виробництвом комп’ютерів. Офіс був перенесений до будівлі занедбаної консервної фабрики. На перший погляд, її планування може здатися відмінним: три окремих офісних сегмента для аніматорів, комп’ютерників і керівництва. Але Джобс розумів, що це — провальна ідея і команді потрібно відчути командний дух. Як це зробити? Помістити їх в один відкритий простір, де по центру був би атріум. Тобто, метою Джобса було створити один великий і відкритий простір для своїх співробітників, де вони могли б спілкуватися і спільно вирішувати завдання. Після довгих маніпуляцій із залученням співробітників до командного підходу результат не змусив себе чекати: колеги дійсно усвідомили і відчули на собі, що робота в команді — це можливість створити щось велике.

Другий приклад — група The Rolling Stones, які виступають по всьому світу вже більше 50-ти років. Музиканти діляться невеликим, але потужним секретом: командний підхід до спільної роботи підтримує їх високий рівень. Кожному їх туру передує ретельна двомісячна підготовка у вигляді інтенсивних репетицій. Під час цього учасники групи відпрацьовують свій загальний ритм. Кейт Річардс говорить, що він завжди стежить за граючою рукою Чарльза Воттса, щоб відразу вловити момент, коли він збивається, і одним поглядом дати зрозуміти Ронні Вуду, що їм потрібно підлаштовуватися під ритм. Тобто, кожен музикант має свою окрему роль, але при цьому вони доповнюють один одного.

І останній приклад , який є скоріше надихаючою історією від Google. Всі ми знаємо, як ця компанія любить невпинно досліджувати всі сфери життя своїх співробітників. У 2012 році вона запустила проект «Арістотель», в процесі якого дослідники Google брали інтерв’юу сотні своїх співробітників. Мета: знайти рецепт побудови ідеальної команди. На подив самих дослідників, секрет полягав не в підборі лише кращих фахівців, а в наявності відчуття психологічної безпеки у кожного учасника команди. Тобто, кожен співробітник повинен вірити в те, що команда — абсолютно безпечне місце для міжособистісного спілкування. Тут має бути комфортно говорити про те, що тебе турбує, обговорювати всілякі ідеї і черпати натхнення один у одного.

Таким чином, можна сміливо стверджувати, що рівноправність і повага по відношенню до своїх колег — те, що потрібно кожній організації, яка бажає побудувати ефективну і продуктивну команду.

А побачити вживу, як будується і функціонує командна робота в великих агрохолдингах України, студенти проекту «Агрокебети» зможуть вже на практичних заняттях!

«АгрокебетиPRO: навчання, менторство, працевлаштування та підприємництво» – це проєкт про навчання, менторство, працевлаштування та підприємництво в українському агро.
Ціль проєкту – підтримати розвиток аграрної галузі України та забезпечити потреби у фахівцях з відповідними практичними навичками та компетенціями.
Приєднуйтеся до Telegram каналу проєкту «АгрокебетиPRO»: анонси заходів, актуальні вакансії в агро, навчальні можливості та багато іншого. Не проґавте можливість, всього один клік: agrokebetypro

Проєкт реалізується освітнім проєктом «Агрокебети» та асоціацією «Український клуб аграрного бізнесу» за сприяння Проєкту USAID «Економічна підтримка України»

Як формується команда для виконання завдання?

Більше якості і продуктивності праці, менше за експлуатаційні витрати, а також проблем з комунікацією і прийняттям рішень — основні переваги командної роботи над завданнями. Додаємо до цього підвищення лояльності до компанії і задоволеності роботою серед співробітників, в тому числі завдяки можливості максимально розкрити свій потенціал, і отримуємо ідеальну схему управління.

Ну, майже. Щоб отримати максимум віддачі від такого підходу до роботи, доведеться постаратися сформувати команду для завдання і організувати її ефективну роботу.

Один за всіх і всі за одного: що таке команда проєкту

Для початку трохи термінології:

Команда проєкту — група фахівців, зібрана менеджером для спільної роботи над різними завданнями в рамках проєкту протягом певного проміжку часу.

Під це визначення підходить будь-яка підрядна робота. Команди розробників в великих it-проєктах під керівництвом проджект-менеджера або сантехніки-електрики/маляри-штукатури, які роблять ремонт під наглядом виконроба — з точки зору проєктного управління це одне і те ж.

Щоб ваша команда могла так називатися, має виконуватися кілька правил:

• Невелика кількість учасників — 4-5, максимум 10 осіб;
• Загальна мета — успішне завершення проєкту і відповідальність за результат;
• Часта взаємодія між членами команди, в тому числі спільне навчання;
• Ефект від роботи разом значно вище, ніж просто сума результатів кожного.

Найважливіше при цьому люди. Зібрати команду з кого попало не вийде. Вам потрібні:

Співробітники, думка яких з питань їх спеціалізації буде вважатися пріоритетною.

Кожен член команди повинен бути корисний не тільки у своїй справі, а й у колективних обговореннях для опрацювання завдань з різних сторін.

Люди, які вміють поглянути навіть на звичайні завдання під нестандартним кутом і готові впроваджувати експериментальні рішення.

Думка кожного учасника групи повинна бути важлива для команди і враховуватися, особливо в разі тих завдань, які будуть вирішувати саме вони.

Ті, хто дійсно хоче займатися проєктом, а також не проти роботи в команді і готові нести колективну відповідальність.

Якщо ці правила не виконуються: кожен переслідує свої цілі і робить «свою» роботу, взаємодії зведені до мінімуму і так далі, то це не команда, а робоча група. Це не так і погано, особливо для пересічних завдань, тільки синергії не буде — результат спільної роботи буде дорівнює сумі роботи кожного.

Висновок: кожен член команди повинен вигравати від загальної ефективності роботи команди і програвати у зворотній ситуації.

Менеджер як тренер: як організувати команду

З огляду на те, що командний метод менеджменту — адаптація спортивних практик, виділяють 4 базових організаційних напрямки роботи:

Головне завдання — виграти, успішно завершити проєкт вчасно. Загальна мета повинна бути чітко сформульована, зрозуміла і прийнята всіма учасниками.

У кожного «гравця» є своя позиція в команді — його частина відповідальності, де він принесе максимальну користь. Ролі можна і потрібно обговорювати, так само як і мету, щоб кожен знав, чим йому займатися і чого від нього чекають.

Робота менеджера стежити не тільки за процесами в рамках проєкту, а й за взаємодією між учасниками команди. Конфлікти, непорозуміння, образи, боротьба за владу та інше — завадять досягти мети.

Команді потрібно буде разом знаходити рішення проблем, що виникають по ходу роботи, як заздалегідь, так і в форс-мажорних обставин.

Крім того, важливо щоб у команди було досить ресурсів і адекватні умови праці. За ці фактори відповідає керівництво компанії, яке також має бути зацікавлене в досягненні мети.

Що робити менеджеру? Звичайно, спочатку зібрати команду і довести кожному вигоди від спільної успішної роботи. Потім чітко поставити цілі, розподілити ролі і допомогти учасникам краще пізнати один одного в процесі. Далі — допомагати їм вчитися працювати разом, створюючи і підтримуючи командний дух до переможного кінця. Детальна інструкція про те, як зібрати команду, щоб не робити все самому з цікавими інсайтами тут.

Завдання, люди і відносини: як ми формуємо команду для виконання завдань

Щоб сформувати групу зі співробітників компанії-підрядника, в нашому випадку діджитал-агентства, для роботи над проєктом, потрібна підготовка. Основа для підбору фахівців — технічне завдання на розробку, маркетинг і будь-які інші завдання. ТЗ складається на основі даних аналітики, обговорюється і затверджується із замовником.

Далі технічне завдання розбирається менеджером проекту і керівниками відділів. Вони складають бриф, документ з відповідями на питання, які допоможуть зібрати команду.

Для початку, як уже було сказано вище, формуються чіткі цілі. Це найрадикальніший етап. На ньому поділяються завдання і розподіляються повноваження, поки що без сильної прив’язки до людей, а також приймається рішення щодо стратегії управління. Потрібно відразу зрозуміти чи передбачає проєкт творчу свободу і в яких межах або, навпаки, вимагає жорсткого дотримання докладного ТЗ.

Другий етап — зрозуміти, скільки людей потрібно і виділити тих, хто краще за всіх підходить для вирішення завдань. При цьому враховуються як технічні навички, так і софт-скіли. Уміння спілкуватися для команди часто стає більш критичним, ніж професійний досвід. З цієї ж причини відразу проєктується схема взаємодій — хто, як часто і з ким буде комунікувати.

Стадія, на якій розробляються заходи з перетворення робочої групи в команду. Менеджерам і тімлідам належить врахувати особливості характерів і стилю роботи майбутніх учасників команди. Для цього продумуються правила, які будуть комфортні для всіх, а також варіанти згуртування команди і мотивації для спільної роботи.

Ось приклад брифа-опитувальника для формування команди:

Будь зі мною до кінця: життєвий цикл команди

Автор найвідомішого і незмінно актуального дослідження на тему формування команд Брюс Такман виділив 5 стадій їх життєвого циклу ще в 1965 році. Згідно групової динаміки кожна команда розвивається поетапно, стикаючись з передбачуваними внутрішніми конфліктами на кожному з них. Завдання менеджера якомога швидше розв’язувати проблеми, щоб як мінімум не дати команді розвалитися, а в ідеалі отримати від своїх задоволених роботою співробітників максимум продуктивності.

Отже, 5 етапів формування команди:

Створення (Forming).

Деякі учасники нової команди в захваті від майбутньої роботи, а інші не до кінця розуміють, що їм робити, але в цілому все налаштовані один до одного доброзичливо і хочуть проявити себе з кращого боку. Зараз менеджер єдиний, хто точно знає, чим йому займатися, і його завдання — пояснити спільну мету і призначити ролі. Зрозуміло, в процесі обговорення. На цьому етапі розробляються загальні стратегії і тактики досягнення мети.

Шторм (Storming).

Робота над завданнями йде повним ходом, але ось сюрприз, багатьом не подобається те, що вони роблять або підхід команди в цілому. Одні не поспішають міняти звички, а інші наполягають на нових практиках. Причому якщо ви зібрали команду за всіма правилами, то кожен робить це з кращих спонукань. Поки у вас в команді «шторм» навіть ті, кого влаштовують і завдання і вибрані методи не зможуть працювати нормально. Хороша новина — якщо ви з цим впораєтеся далі буде тільки краще. Погана — впоратися може бути складно.

Нормування (Norming).

Всі критичні розбіжності улагоджені, всі хто знає краще почуті, а авторитет менеджера неодноразово підтверджений — ура! Тепер учасники готові реально працювати разом — просити допомогу і давати зворотний зв’язок, а головне нарешті переживають про проєкт, як про спільну справу. Правда тільки до тих пір, поки що-небудь, наприклад, наступне завдання в проєкті або особисте незадоволення чимось, не викличе черговий шторм. Ця фаза дуже часто перетинається з попередньою, поки не буде досягнутий справжній дзен. Щоб це сталося швидше, на цьому етапі влаштовують тімбілдинги, формують норми і правила, проводять тренінги та використовують інші інструменти для розвитку довіри всередині команди.

Продуктивність (Performing).

Всі робочі процеси налагоджені і члени команди справляються з завданнями власними силами. Тепер менеджер може делегувати більшу частину управлінських завдань і зайнятися особистим розвитком кожного зі співробітників і згуртованістю команди в цілому. Саме на цьому етапі запускається синергія — все і все працює ідеально.

Немає ніякої гарантії, що ваша команда перейде на цю стадію, але якщо це сталося — можна відкривати шампанське. І випити його якомога швидше, тому що довго це щастя не триватиме. Раптові вимоги від замовника, зміна когось із команди, ретроградний Меркурій і все — ви знову в стадії нормалізації, якщо не в штормі.

Завершення (Adjourning).

Важливий момент у визначенні словосполучення команда прєкту — «протягом певного проміжку часу». Кожна команда, як спортивна збірна, збирається для виконання конкретного завдання і як тільки мета досягнута — повертається до своєї звичайної роботи. Хтось сприйме це спокійно, хтось засмутиться, але все незмінно будуть раді невеликому святкуванню успіху. А ще трапляється, що команда не переживає чергового шторму і розпадається до досягнення мети. В такому випадку — наша пісня гарна й нова, починаймо її знову.

Групова динаміка відмінно працює для SCRUM-команд, коли велике завдання розбивається на невеликі кроки-спринти, але підходить для всіх методологій. У будь-якому випадку, менеджеру потрібно бути терплячим і познайомити співробітників з кроками формування команди, щоб вони знали, що конфлікти це нормально, і вчилися їх вирішувати для переходу на спокійний етап виконання.

Висновок: як зрозуміти, що у вас все вийшло?

Якщо все працює, як годинник, проект буде зданий в строк і всі задоволені — це перемога. Ну майже.

Ефективність команди залежить ще і від різниці між підсумковим результатом і витраченими на нього силами. Причому якщо з фінансової точки зору розрахувати, що ви перемогли дуже просто — дохід більше, ніж витрати. То з витратами на організацію не все так просто. Ви можете бути впевнені що перемогли, якщо ваша команда навчилася працювати разом максимум до середини терміну до завершення, показуючи постійний прогрес. Якщо ви зібрали кращих з кращих і при цьому успішно вирішили проблеми з дисципліною, прищепили їм загальні цінності і відповідальність за проект. Якщо зуміли стати для них лідером формально і неформально. Якщо домоглися синергії і відчули як воно — бути на етапі продуктивності.