Почтовые марки и конверты: от документального оформления до учета

Несмотря на уверенный прогресс в части автоматизации учетных процессов и внедрения электронных документов, все же у многих предприятий осталась необходимость оформлять корреспонденцию в бумажном виде, используя для ее пересылки услуги «Укрпочты» и других почтовых операторов.

Почтовые марки как раз являются тем инструментом, которым оплачиваются почтовые услуги. И предприятия должны обеспечить правильный учет марок. Ниже рассмотрим, в чем особенности их учета, а также покажем, как предприятию учитывать конверты.

Применение почтовых знаков регулируется Законом от 04.10.01 г. № 2759-ІІІ «О почтовой связи» (далее – Закон № 2759) и Положением, утвержденным приказом Минтранса от 24.06.10 г. № 388 (далее – Положение № 388).

Полная версия доступна только подписчикам

Получите ответ на свой вопрос сейчас и обезопасьте себя от вопросов в будущем. Подпишитесь на электронное издание для бухгалтеров и руководителей Uteka

Як правильно заповнити поштовий конверт (шаблон)?

Поштовий конверт (шаблон) в даний час можна придбати в будь-якому відділенні пошти, а також в кіосках періодичної преси, канцелярських магазинах і т. д. Різноманіття конвертів часто ставить перед вибором: який взяти і як заповнювати конверт. Розглянемо в статті порядок заповнення поштового конверта.

Як виглядає бланк конверта по Росії?

Як правильно заповнити шаблон поштового конверта (зразок)

Як підписати конверт 1 класу?

Мова заповнення поштового конверта

Види конвертів поштових

Конверт поштовий має різне призначення і розмір. Існують конверти, спеціально призначені для відправки, наприклад, міжнародних відправлень, рекомендованих листів. На таких конвертах вже надрукована марка в правому верхньому куті, і її вартість включена у вартість самого конверта.

Так само конверти бувають повністю порожні або з надрукованими рядками, але без марок. Такі конверти мають більш низьку вартість, проте все марки для них потрібно купувати окремо і клеїти на шаблон поштового конверта самостійно.

Конверти мають кілька розмірів для зручності запечатування кореспонденції, щоб не довелося складати, наприклад, листи з листами в кілька разів. Вартість пересилання в такому випадку не зміниться, але вартість конвертів збільшується з їх розміром. Незалежно від виду конверта і його розміру заповнюються вони однаково.

Як виглядає бланк конверта по Росії?

Конверт, в якому відправляється лист в межах РФ, має затверджену форму. Бланк складається з наступних реквізитів:

1. Інформація про відправника. Вказуються ПІБ і адресу громадянина, який написав лист. Нижче – індекс.
2. Інформація про одержувача. ПІБ і адресу з індексом – стандартні дані для відділення зв’язку, за якими лист доставляється одержувачу.

Конверт виготовляється з цупкого паперу, на якій чорним яскравим шрифтом друкуються форми для внесення даних. Використовувати інші форми конвертів, які не затверджені законодавцем, забороняється – пошта Росії такі листи не надсилатиме.

Як правильно заповнити шаблон поштового конверта (зразок)

Заповнення поштового конверта не зажадає від відправника спеціальних знань. Поштовий конверт має наступний порядок заповнення:

• Лівий верхній кут – дані відправника. У першому рядку пишемо повне ім’я відправника (наприклад, від Федорова Івана Петровича) або найменування юридичної особи (можна скорочена, наприклад – від ТОВ «Космос»)

Важливо: якщо від імені юридичної особи пише конкретний співробітник, або лист від структурного підрозділу, вкажіть цю інформацію. Для прикладу: від керівника відділу продажів Федорова Івана Петровича ТОВ «Космос».

У другій сходинці пишемо повну адресу відправника. Заповнюється адреса в такій послідовності:

• вулиця – будинок – корпус – квартира (офіс);
• назва населеного пункту (селища, міста, СМТ і т. д.);
• назва району;
• назва області, краю, автономного округу і т. д .;
• назва країни;
• індекс.

Для прикладу: вул. Петрова д. 12 к.3 кв.22, село Іванівське Петровського району Архангельської області, Росія, 123456.

Підпишіться на розсилку Народний Советнік’.
Безкоштовно, хвилина на прочитання, 1 раз в тиждень.

• Нижній правий кут – дані одержувача. Аналогічно даними відправника заповнюються в тій же послідовності, як ім’я, так і адреса.

Кому: менеджеру відділу маркетингу Коневу Іллі Олександровичу ЗАТ «Кульбаба».

Куди: вул. Леніна д. 15 оф. 334, м Красноуфимск Свердловської області, Росія, 123456.

Нижній лівий кут – індекс одержувача. Для написання індексу існує уніфікована форма, зразок написання, як правило, є на кожному конверті.

Пошта Росії прагне перейти на автоматизовані системи розпізнавання індексу для збільшення швидкості доставки кореспонденції, тому правильне заповнення індексу скоротить час доставки листа до адресата.

Уточнити індекс можна в класифікаторі на сайті пошти Росії http://www.russianpost.ru/rp/servise/ru/home/postuslug/searchops.

Як підписати конверт 1 класу?

Кореспонденція 1 класу відправляється в першу чергу завдяки скороченими термінами пересилання. Відрізняє такі відправлення ціна – вона трохи вище тієї, що встановлюється, наприклад, за відправку рекомендованих листів.

Важливо! Вага відправлень 1 класом не повинен перевищувати 2,5 кг.

Конверт 1 класу заповнюється аналогічно простому конверту з відправкою по Росії. Відмінною особливістю конверта є наявність жовтої смуги, розташованої посередині.

Мова заповнення поштового конверта

Всі дані на конверті заповнюються російською мовою. Для республік у складі Росії, мають дозволений інший державна мова, дозволяється заповнити поштовий конверт на ньому, але при одночасному заповненні російською мовою.

Як правильно заповнити конверт в іншу країну?

Для відправки листів в іншу країну дані відправника пишуться російською мовою, з повторенням назви країни латинською. Наприклад: від Волкова Дмитра Івановича вул. Леніна д.14 кв. 220 м Москва, Росія, Moscow Russia.

Дані одержувача пишуться латинською мовою, з повторенням назви країни на російській, наприклад: Jones Mary, 49 Marchmont Road Wallington, Surrey SM8 8NT United Kingdom, Великобританія. Індекс пишеться арабськими цифрами: 123456

Для прискорення доставки вашої кореспонденції всі дані краще писати повністю, не допускаючи помилок і помарок, друкованими літерами, це полегшить розпізнавання вашого почерку співробітниками поштової служби і не дозволить листа загубитися.

Поштові марки: новий погляд на облік давніх знайомих

Впровадження електронного документообігу стрімко набирає обертів. Але паперове листування досі не втрачає своєї актуальності. Про це свідчить і кількість звернень у бухгалтерській спільноті з проханням роз’яснити, як зберігати та обліковувати марки та марковані конверти. Особливо гостро це питання стоїть для установ, які не працюють з готівкою, а значить, не мають каси. Пропонуємо освіжити в пам’яті основні моменти придбання, зберігання, обліку та списання ЗПО 1 . І звісно, запропонуємо альтернативний підхід до оформлення їх руху та списання. Буде цікаво, залишайтесь з нами.

1 ЗПО — знаки поштової оплати.

Поштові марки — це державні знаки із зазначенням на них номінальної вартості і держави, які є засобами оплати послуг поштового зв’язку у національного оператора (абз. 7 п. 3 Положення № 388 2 ).

2 Положення про знаки поштової оплати, затверджене наказом Мінтрансзв’язку від 24.06.2010 р. № 388.

Також для паперового листування установи можуть використовувати марковані конверти. Тому далі, говорячи про облік поштових марок, матимемо на увазі всі ЗПО.

Купуємо марки

Видатки на придбання марок для відправки службової кореспонденції слід проводити за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар» (п. 1 п.п. 2.2.1 Інструкції № 333).

А ось видатки на оплату послуг поштових відправлень, включаючи телеграми, листи, бандеролі, вартість яких включає оплату поштової марки, здійснюються за КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)» (п. 26 п.п. 2.2.4 Інструкції № 333).

До речі, з придбанням поштових марок і маркованих конвертів на умовах попередньої оплати зараз немає жодних проблем.

Це стало можливим завдяки внесеним уточненням у п. 15 1 постанови № 641 3 .

3 Постанова КМУ «Про встановлення карантину та запровадження посилених протиепідемічних заходів на території із значним поширенням гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2» від 22.07.2020 р. № 641.

Зберігаємо правильно

Поштові марки та марковані конверти є грошовими документами і мають зберігатися у касі установи.

Пряму вказівку на це містить 2.6 розд. ІІ Порядку № 372 4 .

4 Порядок бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ, затверджений наказом Мінфіну від 02.04.2014 р. № 372.

Здебільшого відповідальним за облік і зберігання ЗПО в установі призначають касира або іншу особу, на яку покладено виконання функцій касира.

Але як бути, якщо в установі взагалі немає каси, а відтак і посаду касира не передбачено?

У такому разі керівник установи своїм наказом має призначити МВО 5 з числа інших працівників.

5 МВО — матеріально відповідальна особа.

Це може бути, наприклад: працівник канцелярії, якій безпосередньо здійснює відправлення службової кореспонденції, секретар, працівник відділу кадрів, бухгалтер або інший працівник установи.

Відповідно, місцем зберігання поштових знаків за відсутності каси буде сейф або металева шафа.

Рух марок — НЕ касові операції

Поштові знаки, як засоби оплати послуг поштового зв’язку, обліковуються у складі готівкових коштів та їх еквівалентів.

Про це свідчить призначення рахунку 22 «Готівкові кошти та їх еквіваленти», наведене у Порядку № 1219 6 .

6 Порядок застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затверджений наказом Мінфіну від 29.12.2015 р. № 1219.

І хоча марки відокремлені від готівки (для їх обліку призначено окремий субрахунок), це наводить на роздуми: чи, бува, не прирівнюються операції з поштовими знаками до касових операцій.

Масла у вогонь підливає і вимога п. 2.6 Порядку № 372 щодо зберігання поштових марок у касі установи.

Але чи дійсно є вагомі підстави для документування руху поштових знаків як касових операцій з дотриманням вимог Положення № 148 7 ? Поготів, коли переважна більшість установ не працює з готівкою. З’ясуємо разом.

7 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

Передусім нагадаємо: касові операції — це операції суб’єктів господарювання між собою та з фізичними особами, пов’язані з прийманням і видачею готівки під час проведення розрахунків через касу з відображенням цих операцій у відповідних книгах обліку (п.п. 12 п. 3 Положення № 148).

Готівкою вважаються грошові знаки національної валюти України (банкноти і монети, у т. ч. розмінні, обігові, пам’ятні монети, які є платіжними засобами) (п.п. 3 п. 3 Положення № 148). У свою чергу, грошові знаки грошової одиниці України — це гривні (п.п «а» п. 6 ч. 1 ст. 1 Закону № 2473 8 ):

8 Закон України «Про валюту і валютні операції» від 21.06.2018 р. № 2473-VIII.

• у вигляді банкнот, монет, у тому числі обігових, пам’ятних та ювілейних монет;

• в інших формах, що перебувають в обігу та є законним платіжним засобом на території України. До них також належать вилучені або такі, що вилучаються з обігу, але підлягають обміну на грошові знаки, які перебувають в обігу.

Тож наші поштові марки та марковані конверти належать саме до інших форм грошових знаків, які використовуються для оплати послуг поштового зв’язку.

Тоді як базове Положення № 148 стосується лише обігу банкнот та монет.

Жодної згадки про грошові знаки іншої форми у цьому документі немає.

З огляду на це, надходження, рух та вибуття інших форм грошових знаків (у тому числі й поштових марок) не можна вважати касовими операціями.

Оформляємо рух та списання

Якщо одна й та ж сама особа відповідає за зберігання ЗПО і використовує їх для відправлення службової кореспонденції, це значно спрощує облік їх руху.

Адже у такому разі не потрібно мати справу з додатковою документацією для видачі марок або конвертів під звіт.

Якими документами оформляти операції з марками і маркованими конвертами? Наразі чинні нормативно-правові акти не містять чітких і конкретних вимог щодо оформлення надходження, руху та списання ЗПО. Звісно, ви може й надалі використовувати для цього касові ордери, журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів тощо.

Якщо вам так зручно, будь ласка. Але це зовсім не обов’язково.

Як оформляти надходження, рух і вибуття поштових марок та маркованих конвертів у вашій установі, вирішувати тільки вам.

На цьому наголошував і головний фінорган ще в 2016 році (див. лист Мінфіну «Щодо обліку поштових марок» від 10.08.2016 р. № 31-11420-07-10/23346).

Тож ми радимо визначити порядок документування таких операцій у внутрішньому розпорядчому документі.

Зокрема, це доцільно прописати окремим пунктом у наказі про організацію бухобліку вашої установи.

Форми для відображення руху поштових знаків також слід затвердити самостійно.

Відповідно, зразки таких форм необхідно навести у додатках до відповідного розпорядчого документа.

Пропонуємо застосовувати такі форми:

• Відомість обліку ЗПО — оформлюється МВО для відображення прийнятих та використаних знаків.

Примірний зразок відомості ви знайдете нижче;

• Журнал реєстрації вихідних документів (додаток 6 до Правил № 1000/5 9 ) — веде МВО. Тут слід відображати службову кореспонденцію, для відправлення якої було використано ЗПО;

9 Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5.

• Звіт про використання ЗПО — зведена інформація по використаних поштових знаках. Оформлюється такий звіт МВО за підсумками кожного звітного місяця.

Примірну форму звіту наведено нижче.

Списання ЗПО здійснює створена за наказом керівника комісія зі списання товарно-матеріальних цінностей. На підставі звіту про використання ЗПО комісія складає акт списання. Форму такого акта також слід затвердити наказом про організацію бухобліку.

Зразок акта наведено нижче.

Бухоблік марок

Для обліку поштових марок і маркованих конвертів призначено субрахунок 2213 «Грошові документи у національній валюті». ЗПО слід відображати в обліку за їх номінальною вартістю.

Поштові марки не є бланками документів суворого обліку. Тому обліковувати їх на позабалансовому субрахунку 081 не потрібно.

Для деталізації операцій з надходження і використання поштових знаків радимо застосовувати окремі аналітичні рахунки в межах субрахунку 2213.

Наприклад, це можуть бути такі рахунки, як:

• 2213/1 «Грошові документи придбані» — для обліку ЗПО, отриманих від УДППЗ «Укрпошта»;

• 2213/2 «Грошові документи на зберіганні у МВО» — для обліку ЗПО, переданих на зберігання МВО.

Майте на увазі: немарковані конверти не належать до грошових документів. Їх слід обліковувати у складі запасів на субрахунку 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети».

Розглянемо, як правильно відображати ці операції з марками на рахунках бухобліку.

Приклад. Бюджетна установа придбала ЗПО: марковані конверти C6-V — 220 шт., номінальна вартість — 10 грн, поштові марки «V» — 200 шт., номінальна вартість — 9 грн. Загальна вартість придбаних ЗПО — 4000 грн.

Протягом звітного місяця МВО здійснювала відправлення службової кореспонденції. Дані про це зафіксовано у журналі реєстрації вихідних документів. За підсумками місяця МВО надала до бухгалтерії звіт про використання знаків поштової оплати. На підставі цього звіту було проведено списання використаних ЗПО: маркованих конвертів C6-V — 5 шт. на суму 50 грн; поштових марок «V» — 50 шт. на суму 450 грн.

Зміст господарської операції

Кореспонденція субрахунків

Отримано асигнування на придбання ЗПО

Перераховано кошти УДППЗ «Укрпошта» за ЗПО