Зміст:
Поняття документа
Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Він використовується в різних галузях діяльності суспільства, галузях знань, сферах життя. Вони є об’єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому поняття “документ” – багатозначне і залежить від того, в якій галузі й з якою метою його використовують.
Службова документація охоплює всі аспекти виробничої діяльності, тому для розв’язання управлінських завдань у будь-якій сфері значний час витрачається на роботу з документами.
Слово йоситепіит у перекладі з латини означає “доказ”, “взірець”, “посвідчення” і походить від латинського кореня йосео, який означає “подаю”, “показую”, “доводжу”, “передаю (знання)”. Автори “Універсального довідника-практикума з ділових паперів” тлумачать це поняття так:
Документ – це засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини1.
Документ – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою.
Документом називають все те, що використовується для реєстрації, передачі та збереження інформації про будь-який предмет. Це матеріальний вияв певного факту чи певної ідеї або ж матеріальне свідоцтво, на якому базуються при затвердженні факту чи ідеї. Подібно до того, як матеріальне виробництво створює продукти, адміністративне управління створює документи, кількість яких безперервно зростає разом із зростанням матеріального виробництва.
Робота з документами є невід’ємною частиною діяльності будь-якої організації. Документ є візитною карткою, додатковою рекламою, частиною іміджу підприємства, організації, фірми тощо. Соціальна функція ділового мовлення (письмового та усного) дуже важлива: ділове мовлення використовується у суспільних відносинах людей, слугує для взаємозв’язків у галузі політичних, економічних, соціальних і культурних відносин. Якість службового документа безпосередньо впливає на характер виробничої діяльності та на її результати, і від ефективності роботи з документами значною мірою залежать успіхи кожної організації. Тому з появою документів почалась регламентація роботи з ними, яку тепер прийнято називати діловодством, або справочинством.
Кожен документ має свій зміст і належить до певного типу. За останньою ознакою документи можуть бути систематизовані так, як це показано на схемі:
Призначення та класифікація документів
Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема належність зафіксованої в ньому інформації до певного предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виокремлюють різні види документів:
- 1. За найменуванням – заява, лист, телеграма, службова записка, протокол тощо.
- 2. За походженням – службові (офіційні) та особисті документи. Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Особисті документи створюють окремі особи, вони не стосуються сфери їхньої службової діяльності.
- 3. За призначенням – щодо особового складу (заява, автобіографія, резюме, наказ), довідково-інформаційні (довідка, службова записка, протокол, витяг із протоколу, телеграма, факс, стаття), обліково-фінансові (акт, доручення, розписка, список, таблиця), розпорядчі (постанова, ухвала, вказівка, розпорядження), організаційні (положення, статут, інструкція), господарсько-договірні (договір, трудова угода, контракт).
- 4. За формою – стандартні (типові) й індивідуальні (нетипові). Стандартні документи мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності й за однаковими правилами. Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для вирішення проблем в окремих ситуаціях. їх друкують або пишуть від руки.
- 5. За терміном виконання – звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові.
- 6. Зо ступенем гласності – для загального користування, для службового користування, таємні, цілком таємні.
- 7. За стадіями створення – оригінали й копії. Оригінал – основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Копія – це точне відтворення оригіналу. Різновидами копії е відпуск, витяг, дублікат. Відпуск – повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, роблять витяг. Дублікат – це другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.
- 8. За терміном зберігання – тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.
Оформлення та класифікація документів. Реферат
Документ – основний вид ділового мовлення. Він фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність.
Документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.
Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.
Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.
У практичній діяльності установ організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.
Види документів визначають за такими ознаками:
1. Найменуванням – заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;
2. Походженням – службові (офіційні) й особисті;
3. Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;
4. Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності; місцем виникнення – внутрішні та зовнішні:
- внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;
- зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;
5. Призначенням – організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;
6. Напрямком – вхідні й вихідні;
7. Формою – стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):
- стандартні – це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);
- індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій, їх-друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);
8. Строками виконання – звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові:
- звичайні безстрокові – це такі, які виконуються в порядку загальної черги;
- термінові – зі встановленим строком виконання. До них, належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);
- дуже термінові документи з позначенням “дуже терміново”;
9. Ступенем гласності – секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначку “Секретно”. Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;
10. Стадіями створення – оригінали, копії й виписки:
- оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;
- копія – це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково робиться помітка “Копія” вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;
11. За потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг);
12. Якщо документ загублено, видається його другий примірник – дублікат. Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні;
13. Складністю – прості (односкладові) й складні;
14. Строками зберігання – постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;
15. Технікою відтворення – рукописні й відтворені механічним способом;
16. Носієм інформації – оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.
Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаються діловодством.
Обліково-фінансові документи
Таблиця – це перелік, зведення статистичних даних або інших відомостей, розташованих у певному порядку й за графами.
Матеріал у таблиці систематизований, на першому плані виступають цифри. У таблицях не використовуються дієслівні форми, прислівники. Найчастіше вживаються слова разом, усього, у тому числі.
Таблиця складається з таких реквізитів:
- 1) номера;
- 2) тематичного заголовка;
- 3) заголовної частини, яка розміщується вгорі (розділові знаки в кінці заголовків і підзаголовків не ставляться);
- 4) основної частини, що містить графи й рядки;
- 5) примітки (якщо вони є) виносяться в окрему колонку або за межі таблиці.
Таблиця має бути компактною і наочною.
Зразок таблиці:
Затверджено вченою радою
факультету (вузу) _____________
Протокол №____ від “___” _______ 1995 р.
План підготовки кандидатів наук
на 1995-2000 роки __________факультету
Прізвище, ім’я, по батькові особи, яка працює над кандидатською дисертацією
Галузь науки, шифр спеціальності, назва теми дисертації
Термін виконання (роки початку та закінчення роботи)
Термін виконання на час складання плану
навчання в аспірантурі
надання творчої відпустки
оформлення особою, яка захищатиме дисертацію
Нові правила діловодства: організація документообігу та виконання документів
У минулому випуску «Держслужбовця» ми почали огляд нових Правил діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5. У цій статті ми продовжимо огляд і розберемо основні вимоги до організації документообігу та виконання документів.
Автор: Турчин Ірина, магістр державного управління
ДОКУМЕНТИ СТАТТІ
Правила — Правила діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5.
Загально визначено, що первинне опрацювання документів, які надійшли до установи, їх попередній розгляд, реєстрацію, передачу керівництву на розгляд, передачу виконавцям здійснює служба діловодства. Порядок документообігу в установі регламентується інструкцією з діловодства, регламентами роботи з документами, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.
Особливості організації електронного документообігу у тій чи іншій організації визначаються інструкцією з діловодства конкретної установи.
Важливо! У разі впровадження в установі системи електронного документообігу служба діловодства має розробити регламент роботи з документами в електронній формі. Організація такого типу документообігу повинна забезпечити сумісність традиційного та автоматизованого способів опрацювання документів.
Обсяг документообігу установи визначається службою діловодства з урахуванням усіх документопотоків за відповідний період часу (рік, квартал). Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами вхідних, внутрішніх, вихідних документів у місцях їх реєстрації. За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані службою діловодства, підраховуються окремо на основі прийнятої в установі системи обліку документів. Підсумкові дані про обсяг документообігу аналізуються, узагальнюються службою діловодства за формою, наведеною в додатку 3 до Правил.
ПЕРВИННЕ ОПРАЦЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ
Як правило, усі документи, що надходять до установи, приймаються централізовано в службі діловодства (експедиції). Документи, що надійшли в неробочий час, приймаються черговим працівником установи (за наявності), який, не розкриваючи кореспонденцію, передає її в службу діловодства наступного робочого дня під підпис.
Факт надходження документа до установи обов’язково фіксується шляхом проставлення на вхідних документах відмітки про його надходження до установи. Елементами зазначеного реквізиту є:
— скорочене найменування установи — одержувача документа;
— реєстраційний індекс, дата (у разі потреби — година і хвилини) надходження документа.
Важливо! У разі надходження документів в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі) їх роздруковують на папері із проставленням надпису на верхньому полі документа «Отримано в електронній формі».
Первинне опрацювання документів у службі діловодства передбачає перевірку правильності доставки кореспонденції та її цілісності:
1. Документи, надіслані не за адресою, повертаються відправникові без їх розгляду. Розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис «Особисто».
2. У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифа затвердження тощо), документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, розшифрування підпису особи, яка здійснила запит.
4. У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший зберігається у службі діловодства.
5. Адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів зберігаються і додаються до документів, а також конверти, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа, або коли в конверті відсутні окремі документи, або встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті.
Увага! Документи підлягають попередньому розгляду в службі діловодства у день їх надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні.
Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.
Попередній розгляд документів передбачає:
виокремлення документів, що потребують обов’язкового розгляду керівником установи, його заступниками або структурними підрозділами;
відбір документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства;
відбір документів, що передаються для реєстрації структурним підрозділам.
РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ
Зверніть увагу, шановні колеги, правилами встановлені конкретні вимоги щодо реєстрації документів, а саме:
- усі документи реєструються незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення;
- документи реєструються за документопотоками ( вхідні, вихідні, внутрішні );
- документи реєструються лише один раз (у разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється);
- документи реєструються окремо і за групами залежно від назви, виду, автора і змісту документів.
Зверніть увагу! Служба діловодства централізовано здійснює реєстрацію актів органів державної влади та доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на розгляд керівника установи та його заступників, розпорядчих документів, листів за підписом керівника та його заступників, протоколів і рішень колегіальних органів.
Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів установи, можуть реєструватися в цих структурних підрозділах.
Тепер щодо самої реєстрації.
Документу надається умовне цифрове (літерно-цифрове) позначення — реєстраційний індекс. Елементами реєстраційного індексу є порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо.
Для вхідних документів реєстраційний індекс, як правило, складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, що застосовується в установі, наприклад: 123/01-12, де 123 — порядковий номер, 01-12 — індекс справи за номенклатурою. У вихідного документа реєстраційний індекс може складатися у зворотній послідовності. З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу додається відмітка, яка складається з літер, наприклад: 820/03-15 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом «Для службового користування». Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами.
Важливо! Реєстраційний індекс розпорядчих документів та деяких внутрішніх документів (акти, протоколи, договори тощо) складається з порядкового номера у межах року. З метою розрізнення груп наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс. Система таких індексів розробляється установою.
Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.
Правилами передбачено, що в установах може застосовуватись одна з трьох форм реєстрації документів — журнальна, карткова та автоматизована (з використанням спеціальних комп’ютерних програм).
Журнальну форму доцільно використовувати лише в установах з обсягом документообігу до 600 документів на рік, використовуючи форми журналів, наведені в додатках 5 — 7 до цих Правил. Карткова форма — передбачає заповнення реєстраційно-контрольних карток, з яких формуються довідкові і контрольні картотеки.
Автоматизована форма супроводжується формуванням банку реєстраційних даних в електронній формі.
ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТІВ ДЛЯ ВИКОНАННЯ
Документи, розглянуті керівництвом установи, повертаються з резолюцією щодо їх виконання в службу діловодства, яка здійснює передачу документів на виконання. Документ, виконання якого доручено кільком структурним підрозділам, може бути переданий виконавцям у порядку визначення їх у резолюції або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим. У разі впровадження електронного документообігу співвиконавці отримують документ в електронній формі.
Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційній формі із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.
За виконання документа відповідають особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівника установи, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання. Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок підготовки, погодження проекту документа. Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.
Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові за погодженням зі своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати службу контролю про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі, іншому виконавцеві.
ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ЗА ВИКОНАННЯМ ДОКУМЕНТІВ
Обов’язково контролюється виконання завдань, передбачених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення, а також на кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчі документи та доручення керівництва установи, рішення колегіального органу установи, запити на публічну інформацію.
Організацію контролю за виконанням завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнях вищих посадових осіб, здійснює перший заступник або заступник керівника установи відповідно до розподілу функціональних обов’язків.
Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на службу діловодства або службу контролю — спеціальний підрозділ або посадову особу, відповідальну за здійснення контролю. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.
Типові строки виконання документів установлюються нормативно-правовими актами, а індивідуальні — розпорядчим документом установи або резолюцією керівника (структурного підрозділу).
Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях, починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних — з дати надходження (реєстрації). Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший робочий день після неробочого дня.
Документ, в якому не зазначено строк виконання, повинен бути виконаний не пізніше ніж за 30 календарних днівз моменту його реєстрації в установі, до якої надійшов документ.
Якщо завдання, визначене у службовому документі, потребує термінового виконання, обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.
У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, — до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.
У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до реєстраційно-контрольної картки або банку реєстраційних даних. Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.
Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою реєстраційно-контрольної картки або автоматизованої інформаційної системи (бази даних).
Контроль за ходом виконання документів здійснюється на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань) у порядку, визначеному інструкцією з діловодства установи.
Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або після іншого підтвердження виконання.
Зняти документ з контролю може тільки керівник установи, його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням служба діловодства (служба контролю). Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням служби діловодства (служби контролю).
Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до реєстраційно-контрольної картки.
Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України вважається день реєстрації в установі вихідних документів про виконання завдань.
Виконані документи подаються на підпис керівництва не менш як за один день до закінчення строку їх виконанняз урахуванням можливості встановлення певного часу на їх доопрацювання за рішенням керівництва.
Строки подання документів, що перебувають на контролі, на підпис керівництву встановлюються в інструкції з діловодства установи.
Інформація про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається керівництву установи у вигляді зведень про виконання документів за визначеною в установі формою.
Продовження огляду нових правил діловодства читайте у наступних номерах «ДЕРЖСЛУЖБОВЦЯ»