Як прошивати документи в 3 або 4 дірки

У процесі діяльності будь-якої організації з ‘являється велика кількість ділових паперів, які потребують систематизації та підшивки. А ось як правильно прошити документи, знають далеко не всі. Існують певні правила, яких необхідно слідувати, щоб папери були правильно оформлені.

Зміст матеріалу

Чому необхідно прошивати папери?

Цікавлячись тим, як правильно прошити документи, можна задуматися, а чи потрібно це взагалі робити? Звичайно, багатьом може здатися, що прошивка – це старий і несучасний спосіб обробки паперів. І тим не менш на сьогоднішній день це дієвий варіант приведення документів у належний вигляд. До самого процесу необхідно ставитися дуже відповідально і скрупульозно. Одна справа, якщо папери будуть використовуватися тільки вашою фірмою, і зовсім інше питання, якщо вони будуть подаватися в якусь інстанцію. Багато структур дуже прискіпливо ставляться до оформлення документів, тому неправильно підшиті папери можуть стати приводом для відмови в їх прийомі.

Крім того, погано оформлені справи просто можуть розсипатися, а це може призвести до втрати важливої інформації на паперовому носії. З цієї причини документи, які складаються з двох і більшої кількості аркушів, повинні бути обов ‘язково прошиті. Давайте розглянемо більш детально, як прошивати документи правильно?

Інструменти для роботи

Для того щоб правильно і красиво виконати роботу, нам знадобляться інструменти: голка, нитка, шило, чистий білий папір і канцелярський клей.

Методика обробки документів має давню історію і змінювалася протягом століть. Але і в даний час це питання актуальне навіть в умовах сучасних технологій. Для прошивки можна використовувати тонкий шпагат або капронову нитку. Існує кілька варіантів скріплення паперів. Можна прошити документи в 3 дірки або в 4. У нашій статті ми розглянемо обидва способи.

Підготовка документів

Перед тим як прошивати документи, їх необхідно підготувати належним чином. Аркуші необхідно звільнити від усіх скріплюючих матеріалів (скоб, скріпок), після чого необхідно подбати про те, щоб всі вони були правильно пронумеровані.

Справедливості заради варто відзначити, що нумерація є дуже важливим елементом будь-якого документа. Справа в тому, що при завіренні паперів необхідно вказувати кількість сторінок. Як правило, нумерація ставиться у верхньому правому кутку аркуша арабськими цифрами. Завжди потрібно пам ‘ятати основне правило оформлення, яке свідчить, що нумерувати необхідно не сторінки, а аркуші документів. А ось опис не входить в нумерацію.

Тепер, коли всі папери підготовлені, необхідно скласти їх стосом в потрібному порядку.

Складання опису

Говорячи про те, як прошивати документи, необхідно згадати про те, що будь-яка справа повинна мати опис, в якому міститься наступна інформація:

• Назва.
• Дата складання даного опису.
• Коротка анотація.
• Сам опис. Як правило, це таблиця із зазначенням порядкового номера, назви документа і дати, кількості паперів.
• В кінці ставиться підпис і Ф.І.О. тієї людини, яка оформляла документи.

Прошивка паперів в 3 дірки

Коли всі підготовчі етапи пройдені, можна переходити безпосередньо до самого процесу. Давайте покроково розберемо, як прошивати документи в три дірки.

Папери необхідно скласти у вигляді рівної стопки. З лівого боку на полях слід проколоти три отвори. Зробити це можна за допомогою шилу або ж за допомогою дірокола. Отвір найкраще робити, відступивши на 1,5 сантиметра від лівого краю. Він робиться для того, щоб документ можна було читати після прошивки. Щоб отвори вийшли рівними, зручно користуватися діроколом.

Всі три дірочки повинні знаходитися на одній лінії, відстань між ними не повинна перевищувати трьох сантиметрів. Середній отвір має розташовуватися на середині аркуша.

Наводимо покрокову інструкцію, як прошивати документи (фото наведено у статті):

• Голку пропускаємо через середній отвір, а кінець нитки залишаємо на зворотному боці.
• Далі продіваємо голку у верхню дірочку. Обидва кінчики нитки опинилися на одному боці.
• Продіваємо голку в нижній отвір, щоб вона вийшла на лицьовий бік.
• Знову опускаємо в середній отвір. Тепер, коли нитка пройшла всі дірочки, її необхідно зав ‘язати на тильній стороні документів на вузлик. При цьому потрібно залишити кінчики довжиною п ‘ять сантиметрів. На вузлик зверху необхідно наклеїти засвідчувальну записку.

Другий спосіб прошивки

Можна прошити документи в 4 дірки. Робиться це досить просто. Необхідно пробити чотири отвори по одній прямій.

А далі прошити стібками паперу, починаючи від першого отвору, залишивши при цьому шматок нитки на тильній стороні. Як і в першому випадку, вузол заклеюється. Рекомендується прошивати документи двічі, щоб забезпечити більшу міцність.

Як прошити документи для податкової?

Дуже часто організації пред ‘являють свої вимоги щодо оформлення документів. У цьому відношенні податкова не є винятком. Папери повинні бути оформлені таким чином, щоб не було причин відмовити в їх прийомі.

Папери скріплюються в три проколи. Відстань між отворами має становити три сантиметри. Зшивають документи капроновою ниткою або шпагатом. Справа опечатується: наклеюється папір 3 х 5 см, при цьому кінчики нитки повинні залишитися вільними, а на ньому ставиться засвідчувальний підпис і печатка. А ось бухгалтерську звітність слід зшивати в 5 отворів, а вузлик заклеювати папіросним папером.

Завірений напис

Після того як документи повністю підготовлені і прошиті, потрібно оформити засвідчувальний напис. Для цього потрібно взяти аркуш паперу, розміром 4 сантиметри на 6. На ньому пишеться фраза: “Прошнуровано і пронумеровано. (вказується кількість) аркушів “. Кількість аркушів вказується прописом і цифрами. Далі обов ‘язково вказується посада тієї людини, яка оформляла справу, ставиться її підпис і дата. Таку етикетку наклеюють поверх вузлика, а кінці нитки залишають вільними. Зверху ставиться друк, який повинен частково розташовуватися на записці, а частково насправді.

Засвідчувальний напис має бути оформлений належним чином, оскільки саме він говорить про те, що папери недоторканні. У тому випадку, якщо порушується цілісність справи, видно, що напис пошкоджено.

Способи прошивки

Прошити документи можна кількома способами:

• Ниткою та голкою можна скористатися в тому випадку, коли документ має невеликий обсяг.
• За допомогою дірокола і нитки. Такий спосіб підходить для більш об ‘ємних справ.
• За допомогою дрелі і шуруперта. Такий варіант підходить тільки для дуже великого обсягу документів.
• У друкарнях використовують автонумератор і переплітний верстат. Послугами професіоналів можна скористатися в тому випадку, якщо необхідно обробити велику кількість паперів у стислі терміни. Архіви і друкарні чудово справляються з подібними завданнями, оформляючи все швидко і правильно.

Замість післямови

У нашій статті ми розглянули основні принципи зшивання документів. Однак варто пам ‘ятати про те, що кожна інстанція має свої погляди на правила обробки паперів. Нюанси можуть виникнути відносно нумерації сторінок або засвідчувального запису. Тому рекомендується попередньо уточнити вимоги тієї організації, до якої ви плануєте подавати папери. Особливо варто звертати увагу на побажання податкової. Іноді її співробітники вимагають присутності опису документів у вигляді окремого аркуша. А готові папери рекомендують подавати в папці. Знання таких невеликих нюансів дозволить уникнути зволікань.

Працюйте над найкращими ідеями разом у Google Docs

Створюйте документи в мережі та працюйте з ними разом у реальному часі з будь-якого пристрою.

Працюйте разом без проблем, де б ви не були

Редагуйте документи разом у реальному часі завдяки зручному спільному доступу. Використовуйте коментарі, пропозиції та завдання, щоб підтримувати роботу. Або використовуйте розширені можливості співпраці: @згадуйте потрібних людей, файли й події в документах у мережі.

Пишіть швидше завдяки вбудованим інтелектуальним функціям

Зосередьтеся на свої ідеях: завдяки допоміжним функціям, таким як “Розумний ввід”, можна писати швидше й робити менше помилок. Орфографічні та граматичні пропозиції, голосовий ввід і швидкий переклад документів заощаджують ваш час.

Використовуйте різні додатки Google разом

Docs чудово працює з вашими улюбленими додатками Google, щоб заощадити ваш час. Відповідайте на коментарі безпосередньо з Gmail, вбудовуйте діаграми з Google Sheets і легко діліться файлами через Google Meet. Можна навіть шукати доречний контент і зображення в Інтернеті й на Google Drive просто з Docs.

Працюйте разом над файлами інших типів і використовуйте інтелектуальні функції

Легко редагуйте файли Microsoft Word у мережі, не перетворюючи їх, і користуйтеся покращеними можливостями співпраці й допоміжними функціями Docs, такими як завдання та “Розумний ввід”. Також можна імпортувати файли PDF і одразу перейти до їх редагування.

Отримайте більше можливостей завдяки доповненням

Користуйтеся різноманітними сторонніми додатками просто з Docs. Коли вам потрібно поставити електронний підпис або керувати проектом, не витрачайте зайвий час, а відкрийте відповідний додаток із Docs.

Працюйте з актуальним контентом

У Docs усі працюють із найновішою версією файлу. Оскільки зміни автоматично зберігаються в історії версій, можна легко відстежувати й скасовувати виправлення.

Працюйте ефективно, навіть не в мережі

Працюйте ефективно будь-де: відкривати, створювати й редагувати документи можна навіть без інтернет-з’єднання.

Безпека, відповідність і конфіденційність

Цілковита безпека

Ми використовуємо найкращі в галузі технології безпеки, зокрема передові засоби боротьби зі зловмисним програмним забезпеченням, щоб захищати ваші дані. Крім того, Docs повністю працюють у хмарі, тому вам не потрібно використовувати локальні файли, наражаючи свої пристрої на ризик.

Шифрування під час передачі та зберігання

Усі файли, завантажені на Google Drive або створені в Docs, передаються й зберігаються в зашифрованому вигляді.

Відповідність нормативним вимогам

Засоби безпеки, конфіденційності й відповідності в наших продуктах, зокрема в Docs, регулярно проходять незалежну перевірку.

Приватність – це основа

Google Docs відповідають тим самим суворим вимогам щодо забезпечення конфіденційності та захисту даних, що й решта корпоративних сервісів Google Cloud.

Документи

Створюйте й редагуйте текстові документи просто у веб-переглядачі без спеціальних програм. Працювати з документами можуть кілька осіб одночасно, а зміни зберігаються автоматично.

Коментарі, чат і редагування в режимі реального часу

Працюйте над документом разом із колегами чи сторонніми спеціалістами. Зміни, які вносять інші користувачі, можна побачити в режимі реального часу. Також можна спілкуватись у вбудованому чаті та ставити запитання в коментарях.

Робота з усіма популярними типами файлів

Імпортуйте документи (включно з файлами Microsoft® Word і PDF) і відразу ж редагуйте їх, а потім експортуйте результати у форматах .docx, .pdf, .odt, .rtf, .txt або .html.

Повна історія змін

Відстежуйте зміни, внесені в документ, і скасовуйте будь-які з них. Попередні версії зберігаються необмежений час і не займають місце на Диску.

Оптимізуйте робочий процес за допомогою електронних підписів

Електронний підпис , вбудований безпосередньо в Google Workspace, дає компаніям змогу легко створювати проекти договорів, надсилати запити на підписи й керувати шаблонами договорів в єдиному місці. Легко керуйте угодами з постачальниками, договорами з клієнтами, схваленнями зацікавлених сторін тощо.

Робота на різних пристроях у режимах онлайн і офлайн

Створюйте та редагуйте документи, а також діліться ними з таких пристроїв як iPhone, iPad або Android. А у веб-переглядачі Chrome для Mac або ПК ви зможете працювати з документами навіть без підключення до Інтернету.

Зручне керування спільним доступом

Ви самі вирішуєте, кому надати доступ до папок і документів. Можна дозволити окремим користувачам або групам редагувати, переглядати чи просто коментувати ваші документи.

Доповнення від сторонніх розробників – ваші додаткові можливості

Шукайте інформацію з потрібних тем, з’ясовуйте значення слів і вставляйте цитати просто в Документах. А з інтегрованими доповненнями в Документах можна робити ще більше: об’єднувати пошту, застосовувати розширене форматування тощо.