Запит можна відправити на відділення пошти потрібного вам архіву або на його електронну адресу. Виконувати запит можуть до місяця. Інколи термін може бути продовжено до 45 днів. Бувають випадки, коли заявнику пропонують самостійно провести пошук у читальних залах архіву.
Документи, що містяться у справі, мають бути підшиті на чотири проколи спеціальними нитками або дратвою. А справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і з кадрових питань оправлені у тверду обкладинку з картону. Металеві скріплення (скріпки, шпильки) при цьому слід видалити.
Надання архівних довідок, копій або витягів на запити фізичних і юридичних осіб, необхідних для соціального захисту громадян, здійснюються безоплатно.
Заява в український архів пишеться у довільній формі, але повинна містити таку обов'язкову інформацію: 🔴Назва та адреса архіву; 🔴Ваше прізвище, ім'я, по батькові та контактні дані; 🔴Прізвище, ім'я, по-батькові репресованої особи; 🔴Дата народження (якщо відома); 🔴Місце народження та проживання на момент арешту; 🔴 …
Запит на інформацію повинен містити: прізвище, ім'я, по батькові (найменування) запитувача, поштову адресу, адресу електронної пошти або номер засобу зв'язку (якщо такий є); загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит (якщо запитувачу це відомо);
Запити до архівних установ. Виконання запитів громадян державними архівами здійснюється відповідно до вимог Закону України “Про Національний архівний фонд …