Як працювати з бухгалтером на аутсорсингу: корисні поради

Сьогодні співробітництво з компаніями, які пропонують бухгалтерські послуги на аутсорсингу – не рідкість. Однак, багато власників бізнесу не вирішуються на такі партнерські відносини, адже вважають, що є ризик не сумлінного виконання обов’язків або порозумітися з бухгалтером на відстані буде складно. Тому, розвінчуємо міфи і даємо поради, як створити ефективну співпрацю з бухгалтером на аутсорсингу.

Коли варто шукати позаштатного бухгалтера?

Позаштатний бухгалтер – це ідеальне рішення для тих, хто будує свій бізнес без конкретної локації для роботи або не планує наймати штатних працівників. Наприклад, ТОВ – товариства з обмеженою відповідальністю. Загалом саме вони вдаються до подібної співпраці. Спеціальні компанії пропонують послуги фахівців, які будуть займатися веденням бухгалтерського обліку, представляти інтереси в відділах Фіскальної служби, вчасно забезпечувати подання фінансової звітності та платити податки.

Для цього потрібно знайти «свого» фахівця, який добре розуміти специфіку Вашої роботи, напрямок бізнесу і цілі, які ставить перед собою компанія. Зазвичай, при виборі варто провести кілька особистих співбесід, щоб зрозуміти, з ким комфортно працювати в майбутньому.

Потрібно зауважити, що робота позаштатного бухгалтера не є дешевою, але часто вона є більш вигідною, ніж прийняття на роботу штатного працівника.

Потрібні послуги бухгалтера? Звертайтеся до «Менеджмент Консалтинг Груп».

Поради для співпраці на аутсорсингу

Від взаєморозуміння між керівництвом фірми і бухгалтером – аутсорсером залежить якість співпраці. Всі розуміють, що в разі помилки бухгалтера, компанія змушена буде платити штраф, а це негативно вплине на фінансовий стан. Тому:

НЕ гарячкуйте, коли на початковому етапі роботи, бухгалтер ставитиме занадто багато питань, що стосуються бізнесу, доходів і тому подібного. Потрібно довіряти цій людині і не приховувати від неї прибутку, витрат і всіх інших аспектів. Бухгалтер – це представник ваших інтересів, не має наміру підставити вас чи нанести образи вашій фірмі. Якщо Ви особисто не маєте часу відповідати на всі питання – призначте відповідальну особу виконувати цю роботу.

Найважливіше – це своєчасне надання всієї документації для обробки.

Перевіряйте надіслані документи для обробки. Якщо якийсь документ не буде прийнятий до уваги, то результат роботи бухгалтера буде негативним через вашу неуважність. Наприклад, занадто висока сума податку і низький дохід або навпаки.

Не підписуйте ніяких договорів без попередньої консультації з бухгалтером. Адже він може проаналізувати і оцінити всі можливі податкові та фінансові ризики вашої компанії.

Якщо Ви будете дотримуватися перерахованих вище правил, то співпраця з бухгалтером на аутсорсингу буде ефективною, приємною і результативною.

Як зрозуміти, чи потрібен вам аутсорсинг бухгалтерських послуг?

Завжди складно налагоджувати бізнес, особливо в кризовий період, але найбільше проблем у підприємців виникає саме з обліком та звітністю. Проблему можна вирішити кількома способами – найняти спеціаліста з профільною освітою на постійну роботу, створити бухгалтерський відділ або залучити професіонала “ззовні” для виконання конкретних завдань. Аутсорсинг бухгалтерії в Україні стає все більш популярним, хоча є консерватори, які намагаються управляти всім самостійно або витрачають щомісяця великі суми на зарплату постійним працівникам.

З нашого огляду ви дізнаєтеся, які переваги має аутсорсинг бухгалтерських послуг та як можна делегувати функції. Також розповімо про ключові фактори, що визначають вартість такого обслуговування. До речі, для зв’язку – в Сполучених Штатах Америки більше 90% підприємств співпрацюють саме з позаштатними бухгалтерами. Хтось вибирає приватних фахівців, але більшість орієнтується на довгострокове партнерство з профільними компаніями, такими як БІП – це дозволяє мінімізувати фінансові ризики та отримати якісний сервіс.

Плюси аутсорсингу бухгалтерії

Основна причина для переходу на аутсорсинг бухгалтерії – оптимізація витрат. Мова йде не тільки про скорочення витрат на постійного працівника, але і про можливість повністю сконцентруватися на рішенні бізнес-задач, довіривши роботу з фінансовою звітністю професіоналам. Практично одразу після делегування повноважень можна помітити покращення показників оперативної ефективності. Звичайно, тут багато залежить від компетентності та досвіду залучених бухгалтерів. Наша компанія гарантує відладженість поточних процесів та має різних спеціалістів, починаючи з розрахунків та закінчуючи внутрішніми аудиторами та головними бухгалтерами, тому клієнтам не потрібно глибоко вникати в робочі моменти. До інших позитивних наслідків переходу на зовнішнє бухгалтерське обслуговування бізнесу належать:

• оптимізація податкових відрахувань та стабільно висока якість обліку, що гарантує відсутність переплат та претензій з боку перевіряючих органів;
• відсутність затримок з виконанням розрахунків, виплатою заробітної плати персоналу, подачею звітності тощо, що часто стається, якщо постійний співробітник захворів, перебуває у декреті або у відпустці;
• можливість замовити послуги аутсорсингу бухгалтерії у тому обсязі, який необхідний, та з чітким розумінням результату співпраці;
• страхування помилок та відсутність ризику втрати грошових коштів.

Кому потрібні послуги бухгалтерського аутсорсингу? Всім компаніям, незалежно від організаційно-правової форми, варто подумати про співпрацю зі сторонніми бухгалтерами, принаймні, якщо вони займаються легальною діяльністю і хочуть бути повністю спокійними за якість звітів та своєчасність їх подачі. Найбільш популярні послуги аутсорсингу у:

• представників сезонного бізнесу, у яких немає великого штату – найчастіше це ті, хто займається готельним бізнесом або сільськогосподарською діяльністю;
• узкоспеціалізованих компаній, ведення бухгалтерського обліку яких потребує особливих знань та досвіду;
• холдингів та інших підприємств зі складною внутрішньою структурою;
• іноземних фірм, які відкривають філії або дочірні компанії в Україні, при цьому не готові витрачати надзвичайно великі кошти на бухгалтерію;
• індивідуальних підприємців та невеликих компаній, яким не потрібен постійний бухгалтер, але необхідна професійна допомога зі складанням звітів та мінімізацією податкових ризиків;
• середнього бізнесу, коли керівництво не хоче переплачувати, наймаючи персонал, який буде наполовину завантажений;
• компаніям з великою кількістю засновників – такому бізнесу зовнішня бухгалтерія потрібна, щоб уникнути внутрішніх фінансових махінацій.

Варіанти залучення бухгалтерів без оформлення в штат

Надання бухгалтерських послуг може бути різним залежно від особливостей діяльності підприємства, індивідуальних бажань власників бізнесу та фінансових можливостей:

• консультативна допомога дозволяє визначити проблемні моменти, з’ясувати нюанси відображення в документах специфічних угод, проконтролювати штатний персонал;
• аутсорсинг окремих функцій передбачає делегування частини роботи стороннім спеціалістам для розгрузки постійних працівників або скорочення бухгалтерського відділу. Зазвичай їм довіряють вирішення кадрових питань, нарахування та виплату заробітної плати, готівкові операції та розрахунки з контрагентами (в тому числі іноземними);
• залучення стороннього головного бухгалтера зі збереженням в штаті рядових працівників;
• комплексний сервіс – найбільш ефективний спосіб налагодження фінансових процесів та звітності, оскільки всіма поточними операціями займається команда експертів.

Від чого залежить вартість бухгалтерського аутсорсингу?

Вирішуючись на зовнішнє бухгалтерське обслуговування , підприємцю потрібно чітко розуміти, скільки і за що він платить, а також орієнтуватися в актуальних цінах. Найбільший вплив на вартість послуг справляють: специфіка обліку, використовувана система ведення бухгалтерії, спосіб оподаткування, масштаби діяльності підприємства, кількість співробітників та фактичний обсяг виконуваних робіт. Отримати якісний сервіс на максимально вигідних умовах можуть клієнти нашої компанії. БІП пропонує різні варіанти аутсорсингу, вам залишається їх проаналізувати та вибрати для себе оптимальний.