Експорт повідомлень електронної пошти, контактів і елементів календаря до Outlook за допомогою файлу PST

Експортувати поштову скриньку облікового запису в класичній версії Outlook може з кількох причин. Наприклад, вам знадобиться створити резервну копію на випадок втрати даних Outlook. Ви хочете перемістити всі елементи з одного облікового запису електронної пошти до іншого, ви переходите з особистого облікового запису до бізнес-облікового запису, переходите на новий пристрій і хочете імпортувати поштову скриньку після налаштування Програми Outlook на новому пристрої тощо. Перегляньте список причин експорту поштової скриньки в розділі “Коли потрібно експортувати PST-файл”.

Примітка.: Експорт і імпорт поштової скриньки за допомогою PST-файлу наразі не підтримується внова версія Outlook.

Щоб експортувати поштову скриньку, потрібно використовувати класичну версію Outlook (також відому як класична програма Outlook), виконавши наведені нижче дії. Класична програма Outlook входить до складу передплат на Microsoft 365, які включають класичні програми, як-от “Microsoft 365 Персональний”, “Родина” чи “Microsoft 365 Бізнес Стандарт”, а також одноразові покупки Office, як-от “Office для дому & бізнесу”.

Якщо ви вже використовуєте нову програму Outlook, потрібно вимкнути перемикач Створити Outlook і повернутися до класичної версії Outlook. Якщо класичну програму Outlook не інстальовано, перегляньте варіанти, наведені в статті Крок 1 із статті Експорт Outlook.com поштової скриньки , щоб отримати класичну версію Outlook.

Дивитися: Експорт або резервне копіювання електронної пошти, контактів і елементів календаря

Підготовка

Перш ніж почати експорт, потрібно виконати кілька дій, щоб забезпечити плавне експортування.

• У програмі Outlook може бути кілька облікових записів електронної пошти. Перш ніж починати експорт, переконайтеся, що вибрано правильний обліковий запис електронної пошти.
• Очищення поштової скриньки. Керування розміром поштової скриньки. Збережіть потрібний вміст і залиште решту позаду.
• За замовчуванням outlook налаштовано на завантаження електронної пошти за останні 1 рік. Щоб експортувати всі повідомлення електронної пошти, відкрийте Outlook, виберіть Параметри облікових записів >Параметри імені облікового запису та Настройки синхронізації та перемістіть повзунок до списку Усі.

Початок експорту електронної пошти, контактів і елементів календаря з Outlook до файлу PST

Якщо обліковий запис, який потрібно експортувати, ще не додано до класичної класичної програми Outlook, додайте обліковий запис електронної пошти , який потрібно експортувати. Коли обліковий запис і весь вміст буде додано до Outlook, можна почати експорт.

У верхній частині стрічки класичної версії Outlook виберіть Файл.

Примітка.: Якщо експорт уже використовувався раніше, відобразяться попередні розташування та ім’я файлу. Введіть інше ім’я файлу, перш ніж натиснути кнопку OK.

• Якщо ви створюєте Файл даних Outlook (PST), ви можете захистити його додатковим паролем. Коли відкриється діалогове вікно Створення файлу даних Outlook, введіть пароль у поля Пароль і Підтвердження, а потім натисніть кнопку OK. У діалоговому вікні Пароль для файлу даних Outlook введіть пароль і натисніть кнопку OK.
• Якщо дані експортуються в наявний Файл даних Outlook (PST), захищений паролем, введіть пароль у діалоговому вікні Пароль для файлу даних Outlook і натисніть кнопку OK.

Після експорту даних електронної пошти до файлу PST вони стають мобільними. Ви можете імпортувати їх до інших облікових записів електронної пошти. Щоб дізнатися, як це зробити в програмі Outlook, див. статтю про імпорт електронної пошти, контактів і календаря з файлу даних Outlook (PST).

Які дані експортуються?

• Під час експорту електронної пошти, контактів і календаря до PST-файлу Outlook копіює інформацію. Жодні дані не видаляються з Outlook. Ви й надалі матимете доступ до електронної пошти, контактів і календаря в Outlook.
• Під час експорту електронної пошти Outlook зберігає повідомлення з усіма вкладеннями.
• Програма Outlook не експортує метадані, як-от властивості папок (подання, дозволи та параметри автоархівації), а також правила для повідомлень і списки заблокованих відправників.

Увага!: Якщо ввімкнуто режим кешування Exchange, Outlook експортує лише елементи в поточному кеші. За замовчуванням у кеші збережено елементи за останні 12 місяців. Щоб експортувати дані за більший період, спочатку вимкніть режим кешування Exchange. Докладні відомості див. в статті Увімкнення або вимкнення режиму кешування Exchange.

Коли потрібно експортувати (створити резервну копію) або імпортувати PST-файл?

• Ви хочете перемістити електронну пошту з особистого або сімейного облікового запису Microsoft 365 до облікового запису електронної пошти Microsoft 365 для бізнесу: Припустімо, наприклад, що у вас є особистий або сімейний обліковий запис електронної пошти Microsoft, [email protected], і ви хочете перемістити електронну пошту до нового Microsoft 365 для бізнес-облікового запису електронної пошти [email protected]. Додайте обидва облікові записи до класичної програми Outlook. Зачекайте, доки відобразяться всі електронні листи. Якщо їх багато, це може забрати деякий час. Потім експортуйте повідомлення електронної пошти з [email protected] до PST-файлу в Outlook. Нарешті, імпортуйте PST-файл до облікового запису Microsoft 365 для бізнесу.
• Ви переносите електронну пошту з одного облікового запису до іншого. Наприклад, припустімо, що у вас є старий обліковий запис електронної пошти Yahoo, [email protected], і ви хочете перемістити електронну пошту до нового облікового запису Microsoft 365 електронної пошти [email protected]. Додайте обидва облікові записи до класичної програми Outlook. Зачекайте, доки відобразяться всі електронні листи. Якщо їх багато, це може забрати деякий час. Потім за допомогою Outlook експортуйте електронну пошту з облікового запису Yahoo до файлу PST. Нарешті імпортуйте файл PST до облікового запису Office 365.
• Перенесення з ПК на ПК. Вам потрібно перенести електронну пошту з одного комп’ютера з Outlook на інший комп’ютер із цією ж програмою. Припустімо, на старому комп’ютері інстальовано програму Outlook 2007, на якому щойно інстальовано новий комп’ютер з Outlook для Microsoft 365 або Outlook 2021. Експортуйте дані електронної пошти з програми Outlook 2007 (як описано в цій статті) та імпортуйте їх до поточної версії Outlook.
• Ви переносите електронну пошту з ПК на комп’ютер Mac. Перенесіть електронну пошту з Outlook на ПК, імпортувавши її до Outlook на комп’ютері Mac.
• Регулярне резервне копіювання даних. Ви можете періодично робити резервні копії всієї електронної пошти, контактів та елементів календаря в надійному місці. Створивши файл PST, збережіть його в безпечному місці, наприклад на USB-носії, на іншому жорсткому диску або в хмарному сховищі, як-от OneDrive або Dropbox. Способу час від часу автоматично створювати резервну копію всіх даних (старих і нових) не існує. Функція автоархівації працює лише зі старими елементами. Крім того, вона їх переміщує, а не копіює.
• Якщо потрібно створити резервну копію лише контактів, див. статтю Експорт контактів із програми Outlook, де пояснюється, як скопіювати контакти до файлу CSV.

Створення й редагування файлів CSV для імпорту до Outlook

Файл CSV (файл даних із роздільниками-комами) – це файл спеціального типу, який можна створити або змінити в Excel. У CSV-файлах відомості розділено комами, а не впорядковано в стовпці. Текст і числа, збережені у файлі CSV, легко переносити з однієї програми до іншої. Наприклад, можна експортувати контакти з Google у файл CSV, а потім імпортувати їх до Outlook.

Створення файлу CSV з іншої програми або служби електронної пошти

Під час експорту контактів з іншої програми, наприклад Gmail, зазвичай можна вибрати один із кількох форматів. Gmail пропонує на вибір CSV-файл Google, CSV-файл Outlook і картки vCard. Коли ви експортуєте дані з одного профілю Outlook, щоб імпортувати їх до іншого, ви можете вибрати файл даних із роздільниками-комами або файл даних Outlook (PST).

Завантаження та відкриття зразка файлу CSV для імпорту контактів до Outlook

Створити файл CSV для контактів вручну можна двома способами.

Створення файлу Excel і збереження його у форматі CSV

Якщо в програмі є контактна інформація, яку не вдається експортувати, її можна ввести вручну.

1. Створіть документ в Excel.
2. Додайте заголовок стовпця для кожного елемента даних, який потрібно записати (наприклад, імені, прізвища, адреси електронної пошти, номера телефону та дати народження), а потім введіть відомості у відповідні стовпці.
3. Коли все буде готово, файл Excel матиме приблизно такий вигляд:

Завантаження шаблону CSV-файлу

Щоб почати роботу з пустого файлу CSV, можна завантажити зразок, виконавши вказівки нижче.

Завантажте цей зразок файлу CSV на свій комп’ютер. У відповідь на запит натисніть кнопку Зберегти та збережіть файл на комп’ютері у форматі CSV. Якщо зберегти файл у форматі Excel (XLS або XLSM), усі дані відображатимуться в одному стовпці.

Під час роботи з цим зразком файлу CSV варто пам’ятати про кілька речей:

У файлі, що імпортується до Outlook, у першому рядку мають міститися заголовки стовпців, тому заміняти їх не можна.
Мова заголовків стовпців має відповідати мові Outlook за замовчуванням. Наприклад, якщо для стандартної мови Outlook вибрано портуґальську, потрібно відредагувати заголовки стовпців, щоб вони відображалися портуґальською мовою.

Змінення файлу CSV з контактами, які потрібно імпортувати до Outlook

Припустімо, вам потрібно відредагувати файл CSV, експортований з Outlook, а потім знову імпортувати його в цю програму або іншу поштову службу. Це можна легко зробити в програмі Excel.

Під час редагування файлу CSV варто пам’ятати про такі речі:

• Заголовки стовпців мають залишатися в першому рядку.
• Коли ви збережете файл, Excel кілька разів запропонує фразу “Справді зберегти файл у форматі CSV?”. Завжди вибирайте так. Якщо натиснути кнопку Ні, файл буде збережено у власному форматі Excel (.xlsx), і він не працюватиме для імпорту до програми Outlook.

Проблема: усі дані відображаються в першому стовпці

Таке може трапитися з кількох причин, тому спробуйте кілька рішень.

• Якщо зберегти файл CSV в іншому форматі, як-от XLS, XLSX або XLM, усі дані відображатимуться в першому стовпці. Поверніться до вихідного CSV-файлу та збережіть його у форматі CSV.
• Можливо, програма, що створює CSV-файл, містить додаткові лапки в дані. Як наслідок, Excel розглядає дані як одну одиницю. Наприклад, припустімо, ваші дані виглядають так: a, b, c, d – Excel помістить кожну букву в окремий стовпець; “a, b, c, d”, e – Excel помістить букви a, b, c, d в один стовпець, а e – в інший. Щоб перевірити, чи не проблема з файлом, відкрийте файл у Блокноті. Клацніть правою кнопкою миші CSV-файл у Windows, виберіть відкрити за допомогою >Блокнот. Знайдіть додаткові лапки. Якщо вони є, ось як можна виправити файл:
• Відкрийте файл CSV в Excel. Усі дані відобразяться в стовпці A, і лапки зникнуть.
• Щоб розподілити дані в стовпці A за стовпцями, скористайтеся майстром текстів. Для цього в рядку меню виберіть Дані >Текст за стовпцями.