Припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника: як оформити кадрову документацію

Дуже шкода, що в житті трапляються і трагічні випадки — смерть працівника. Кадровик підприємства, установи, організації — це перша людина, яка має грамотно оформити таку подію. Він як ніхто інший зможе підказати родичам померлого працівника, які документи вони мають подати роботодавцю та на які виплати зможуть розраховувати. Ми зі свого боку допоможемо кадровику не розгубитися в цій ситуації та відповідним чином оформити кадрову документацію.

Тетяна ГУЛЬ, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор» (e-mail: [email protected] )

ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.

СКУ — Сімейний кодекс України від 10.01.2002 р. № 2947-III.

Інструкція № 58 — Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена спільним наказом Мінпраці, Мінсоцзахисту та Мін’юсту від 29.07.93 р. № 58.

Трудові відносини можуть припинитися з різних причин. Однією з таких причин є смерть працівника. У цьому випадку працівники кадрової служби зобов’язані належним чином підготувати відповідну документацію, а саме:

— видати наказ про припинення трудових відносин з таким працівником;

— оформити трудову книжку померлого працівника.

При оформленні кадрової документації в разі смерті працівника існують певні особливості, про які ми розповімо нижче.

Для того щоб припинити трудові відносини з працівником, необхідно видати наказ (розпорядження) про припинення трудового договору.

Відразу зауважимо, що в разі смерті працівника йдеться не про звільнення, а про припинення трудового договору. За таких обставин трудовий договір не розривається, оскільки ні працівник, ні роботодавець не виявляють бажання його розірвати. У цьому випадку трудові відносини припиняються незалежно від волі сторін, оскільки одна зі сторін (працівник) перестає існувати.

У разі смерті працівника його необхідно виключити з облікового складу працівників підприємства, установи, організації шляхом видання відповідного наказу (розпорядження).

Підставою припинення трудового договору внаслідок смерті працівника є свідоцтво про смерть, видане державним органом реєстрації актів цивільного стану (далі — РАЦС) на підтвердження факту смерті особи. Слід підкреслити, що підставою для наказу не може бути медичне свідоцтво про смерть (форма № 106/о), як багато хто помилково вважає. Таке свідоцтво видається медичними установами для реєстрації смерті в органах РАЦС (п. 1.1 Інструкції про заповнення та видачу лікарського свідоцтва про смерть, затвердженої наказом Міністерства охорони здоров’я України від 08.08.2006 р. № 545). Для оформлення наказу про припинення трудового договору потрібна копія свідоцтва про смерть, засвідчена печаткою підприємства або відділу кадрів.

Як зауважило Мінпраці в листі від 31.12.2010 р. № 284/06/186-10, дата наказу про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника може не збігатися з датою смерті та з датою видачі свідоцтва про смерть. Проте в цьому випадку датою припинення трудового договору буде дата смерті працівника, зазначена у свідоцтві про смерть, незалежно від дати видання наказу і від того, чи працював у цей день померлий працівник (був у відпустці, хворів тощо). Відповідно до п. 2.26 Інструкції № 58 днем звільнення є останній робочий день. У тому випадку, якщо працівник помер у той день, коли за графіком роботи в нього був вихідний, або під час перебування у відпустці чи на лікарняному, датою припинення трудового договору також необхідно вважати дату смерті, а не фактично останній робочий день. Інакше виявиться, що трудовий договір припинено у зв’язку зі смертю працівника раніше дати виникнення причини для цього.

Окрім цього, у наказі про припинення трудового договору необхідно вказати кількість днів невикористаної щорічної відпустки і додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, що підлягають грошовій компенсації. Про те, як визначити кількість днів невикористаної відпустки, що підлягають компенсації, ми розповідали раніше на сторінках нашої газети. Ознайомитися з цим питанням можна у статті «Розрахунок кількості днів невикористаної відпустки, що підлягають компенсації при звільненні» (див. «ОП», 2013, № 16, с. 21).

Слід зауважити, що типову форму наказу про припинення трудового договору (форма № П-4) затверджено наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489. Водночас форми первинних документів, затверджені Держкомстатом, мають рекомендаційний характер, і підприємства, установи, організації мають право вносити до них відповідні зміни.

Наведемо нижче зразок наказу про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника.

Оформляємо та видаємо трудову книжку

Після того як видано наказ про припинення трудового договору, необхідно оформити трудову книжку. Для цього згідно з п. 4.3 Інструкції № 58 у розділі «Відомості про роботу» у графі 3 виконується запис: «Робота припинена у зв’язку зі смертю», у графі 4 наводяться дата і номер наказу (розпорядження).

Основним питанням, з яким стикаються працівники кадрової служби, є таке — кому віддавати трудову книжку. Так, п. 4.3 Інструкції № 58 передбачено, що оформлену трудову книжку слід видати на руки близьким родичам померлого працівника під підпис або відправити поштою на їх вимогу. На жаль, на запитання, хто належить до близьких родичів, законодавство не дає чіткої відповіді. На наш погляд, видати належним чином оформлену трудову книжку можна членам сім’ї померлого працівника.

Коло осіб, які належать до членів сім’ї, визначено у ст. 3 СКУ. Так, до сім’ї включаються особи, які одночасно:

— пов’язані спільним побутом;

— мають взаємні права та обов’язки;

— перебувають у шлюбі чи об’єднані кровним спорідненням, усиновленням, а також іншими підставами, що не заборонені законом та не суперечать моральним засадам суспільства.

При цьому подружжя вважається сім’єю і в разі, якщо дружина та чоловік не проживають разом у зв’язку з навчанням, роботою, лікуванням, необхідністю догляду за батьками, дітьми та з інших поважних причин.

Членом сім’ї своїх батьків є дитина навіть у тому випадку, коли вона не проживає з ними. При цьому згідно з ч. 1 ст. 6 СКУ правовий статус дитини має особа, яка не досягла повноліття (18 років).

Верховний Суд України у рішенні «Про набуття статусу члена сім’ї » від 26.12.2007 р. наголошував на тому, що в разі коли особа, котра є дочкою (сином) спадкоємця, на момент виникнення заборгованості із зарплати перед померлим працівником є повнолітньою, при цьому не пов’язана з ним загальним побутом і проживає окремо, така особа не має права на отримання сум заробітної плати, що належали спадкодавцеві, але не були отримані ним за життя. Такий висновок про визначення кола членів сім’ї можна віднести й до питання, хто отримає трудову книжку померлого працівника.

Таким чином, до складу сім’ї слід відносити дружину (чоловіка) померлої особи, а також її дітей, які не досягли повноліття, незалежно від того, чи проживали вони спільно з померлим. Повнолітні діти вважаються членами сім’ї за умови спільного проживання з батьками. Крім того, до членів сім’ї можуть бути віднесені особи, пов’язані з померлою особою кровним спорідненням або на інших підставах, установлених законом (утримання тощо), за умови, що виконуються такі вимоги, як спільне проживання, ведення спільного побуту і наявність загальних прав та обов’язків.

Підставою для видачі трудової книжки померлого працівника членам його сім’ї є:

— паспорт чи інший документ, що засвідчує особу та місце реєстрації;

— заява з проханням видати трудову книжку;

— копія свідоцтва про смерть;

— копія свідоцтва про шлюб або паспорт із відміткою про реєстрацію шлюбу (для другого з подружжя померлого);

— копія свідоцтва про народження (про усиновлення) (у випадку звернення дитини померлого працівника).

Інші члени сім’ї мають підтвердити своє кровне споріднення та факт спільного проживання з померлим. Для документального підтвердження спільного проживання використовується довідка з ЖЕКу.

Згідно з ч. 4 п. 7.1 Інструкції № 58 у разі отримання трудової книжки у зв’язку зі звільненням працівник розписується в особовій картці та книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Оскільки в разі смерті працівника отримати такий підпис неможливо, особа, яка відповідає за ведення та облік трудових книжок, може на нижньому полі особової картки зробити запис про те, кому трудову книжку було віддано. Наприклад: «Трудову книжку видано вдові померлого працівника такого-то числа під підпис».

Якщо за трудовою книжкою ніхто з родичів не звернеться, то вона має зберігатися на підприємстві, в установі, організації.

Крім трудової книжки, також необхідно вирішити питання, кому виплачувати заробітну плату та інші належні померлому працівнику виплати. У першу чергу зауважимо, що згідно зі ст. 1227 ЦКУ суми заробітної плати та інших виплат, пов’язаних із трудовими відносинами, не отримані працівником у зв’язку зі смертю, мають бути виплачені членам його сім’ї.

Для отримання належних виплат така особа має звернутися до роботодавця з відповідною заявою та всіма підтвердними документами, які ми перелічили вище.

На практиці можливий також випадок, коли ніхто з родичів не звернеться за зарплатою померлого. У такому разі цю суму буде включено до складу спадщини. Якщо членів сім’ї так і не вдасться виявити в розумний строк, доцільно заробітну плату померлого внести на депозит державного нотаріуса за місцем відкриття спадщини, після чого обов’язок підприємства щодо виплати зарплати померлого буде виконано (ст. 537 ЦКУ). Розумним строком умовно можна вважати строк для прийняття спадщини — шість місяців з часу її відкриття (дня смерті працівника) (ст. 1270 ЦКУ).

Дії працівників кадрової служби при оформленні документації померлого працівника ми з’ясували. Залишилося розібратися з виплатами, що належать такому працівнику, про які ми поговоримо в наступній статті.

Звільнення працівника у зв’язку зі смертю

Ця консультація не перевірена досвідченим користувачем. Правова консультація не є офіційним роз’ясненням, носить інформаційний характер та не може безумовно застосовуватися в кожному конкретному випадку.

Зміст

Нормативна база

Загальні положення

Трудовим законодавством передбачено лише звільнення з роботи або припинення трудового договору. З 19 липня 2022 року із набуттям чинності Закону України від 01.07.2022р. № 2352-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо оптимізації трудових відносин» оновлено КЗпП. З’явилась підстава для припинення трудових відносин із померлим працівником – п. 8-2 ч.1 ст 36 КЗпП (смерть працівника, визнання його судом безвісно відсутнім або оголошення померлим).
Трудовий договір відображає поточний стан відносин між працівником та підприємством, він може бути зміненим, продовженим або припиненим. Кадровий наказ(розпорядження) стосується особистого трудового стану співробітника. Тому смерть працівника є саме підставою припинення трудового договору із ним, а не звільнення.

Підставою для видання наказу про виключення працівника зі списків працівників у зв’язку зі смертю можуть бути лише свідоцтво про смерть, видане державним органом реєстрації актів цивільного стану як підтвердження факту смерті особи або судове рішення про визнання працівника померлим. Копія наказу та копія свідоцтва про смерть (судове рішення про визнання працівника померлим) додаються до особової картки померлого працівника.

Зверніть увагу: у більшості випадків дата видання наказу (розпорядження) не збігатиметься з датою смерті працівника. Проте у наказі (розпорядженні) дата припинення трудового договору повинна збігатися з датою смерті, зазначеною у свідоцтві про смерть.

Випадки припинення трудового договору у разі смерті працівника

Смерть працівника під час виконання ним трудових (посадових) обов’язків

Відповідно до пункту 7 Порядку № 1232 нещасні випадки під час виконання трудових обов’язків, які призвели до втрати працівником працездатності на один робочий день чи більше, а також настання смерті працівника під час виконання ним трудових (посадових) обов’язків, підлягають розслідуванню.
Згідно із підпунктом 6 пункту 16 Порядку № 1232 обставинами, за яких нещасні випадки не визнаються такими, що пов’язані з виробництвом, є природна смерть, смерть від загального захворювання або самогубство (крім випадків, зазначених у пункті 15 Порядку № 1232), що підтверджено висновками судово ¬медичної експертизи та/або відповідною постановою про закриття кримінального провадження.
Отже, комісія з розслідування нещасних випадків може визнати такий нещасний випадок не пов’язаним з виробництвом, якщо за висновком судово¬медичної експертизи смерть є природною або від загального захворювання. І в цьому випадку акт про нещасний випадок, пов’язаний з виробництвом (форма Н¬1), не складається.
Для членів родини померлого працівника це може означати, що вони не матимуть права на страхові виплати на випадок нещасного випадку від Фонду соціального страхування України (далі — Фонд).

Смерть працівника під час хвороби

Лікувальна установа закриває листок непрацездатності у зв’язку зі смертю. Але листок непрацездатності з відміткою про його закриття у зв’язку зі смертю не є підставою для видання наказу про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю, бо, такою підставою є лише свідоцтво про смерть.
Листок непрацездатності померлого працівника заповнюється особою, відповідальною за табельний облік, і працівником кадрової служби у відповідних розділах та передається до бухгалтерії підприємства для розрахунку та оплати належних виплат, які видаються найближчим родичам померлого працівника, якщо вони з’являться на підприємство.
Згідно з частиною 4 статті 32 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування», призначене, але не одержане у зв’язку зі смертю застрахованої особи матеріальне забезпечення (за листком непрацездатності) виплачується членам сім’ї, які проживали разом з нею, або спадкоємцям. Якщо це матеріальне забезпечення не одержано застрахованою особою своєчасно, воно виплачується за минулий час у розмірі, встановленому на момент настання страхового випадку.

Зарплатні виплати, нараховані померлому працівнику, оподатковуються у загальному порядку: утримуйється ПДФО та військовий збір, нараховується «зверху» ЄСВ.

Важливо! Якщо працівник мав право на застосування до його заробітної плати податкової соціальної пільги, то таке право зберігається за ним і у місяці смерті ( п.п. 169.3.4 ПКУ).

Також треба відображати зарплатні виплати у формі № 1ДФ та Звіті з ЄСВ з реєстраційним номером облікової картки платника податків (ідентифікаційним номером) померлого працівника.

Смерть працівника, який був звільнений від роботи у зв’язку з призовом за мобілізацією

Відповідно до частини 2 статті 24 Закону України «Про військовий обов’язок і військову службу», закінченням проходження військової служби вважається день виключення військовослужбовця зі списків особового складу військової частини у порядку, встановленому Положенням № 1153.
Згідно з пунктом 7 Указу Президента України “Про Положення про проходження громадянами України військової служби у Збройних Силах України”, військова служба закінчується у разі звільнення військовослужбовця з військової служби в запас або у відставку, загибелі (смерті), визнання судом безвісно відсутнім або оголошення померлим.
Відповідно до статті 119 КЗпПУ, за працівниками, які були призвані на військову службу за призовом під час мобілізації, та загинули під час проходження військової служби, зберігається місце роботи, посада і виплачується середній заробіток до дня оголошення судом їх померлими.
Тобто роботодавець зобов’язаний працівникові, призваному на військову службу за призовом під час мобілізації, до дня оголошення судом його померлим зберігати місце роботи, посаду і виплачувати середній заробіток.

Документальне оформлення смерті працівника

Підставою для видачі наказу ( розпорядження) про припинення трудового договору є свідоцтво про смерть, видане державним органом реєстрації актів цивільного стану як підтвердження факту смерті особи. Лікарське свідоцтво про смерть (форма № 106/о) або фельдшерське свідоцтво про смерть, затверджені наказом Міністерства охорони здоров’я України від 8 серпня 2006 року № 545, не можуть бути підставою для оформлення наказу. Для цього потрібна копія свідоцтва про смерть, засвідчена печаткою підприємства або відділу кадрів.
Навіть якщо працівник помер на робочому місці і лікарі «швидкої допомоги» констатували смерть в присутності свідків, наказ про припинення трудового договору потрібно видавати, лише якщо є свідоцтво про смерть, видане в установленому порядку відділенням ДРАЦС.
На підприємстві наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) оформляється після того, як найближчі родичі померлого працівника нададуть копію свідоцтва про смерть, видане органом ДРАЦС.
У наказі про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю вказується кількість днів невикористаної щорічної основної відпустки та додаткової відпустки для працівників, які мають дітей. Далі порядок проведення остаточного розрахунку теж зазнав незначних змін. Зокрема, законотворець переписав частину шосту статті 83 КЗпП. У разі смерті працівника грошову компенсацію за дні щорічних відпусток, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, що він не використав за життя, виплачують членам його сім’ї, а за їх відсутності — включають до складу спадщини. У такий спосіб зазначену норму привели у відповідність до статті 1227 Цивільного кодексу України (ЦК), згідно з якою зарплату померлого працівника слід виплатити членам його сім’ї або включити до складу спадщини, щоб потім передати спадкоємцям. У трудовій книжці померлого працівника відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мінсоцзахисту та Мін’юсту від 29.07.93 р. № 58. зазначається:

У графі 1 — номер запису по порядку.

У графі 2 — дату звільнення. Тут проставляємо число, місяць, рік смерті працівника за свідоцтвом про смерть.

У графі 3 — «Припинено трудовий договір у зв’язку зі смертю, п. 8-2 ч.1 ст.36 КЗпП».

У графі 4 — документ, що став підставою для внесення запису (наказ, розпорядження та ін.), його дату і номер. Тут зазначаємо фактичну дату видання наказу. Вона зазвичай не збігається з датою смерті працівника. Проте у наказі датою припинення трудового договору повинна бути саме дата смерті, зазначена у документі, що підтверджує смерть працівника.
Відповідно до пункту 2.26 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженій наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58, днем звільнення вважається останній день роботи. Якщо працівник помер у той день, коли за графіком у нього був вихідний, або під час перебування у відпустці, під час хвороби, датою припинення трудового договору теж слід вважати дату смерті, а не фактичний останній день роботи. Інакше вийде, що трудовий договір припинено раніше, ніж з’явилася причина для цього.

Видача трудової книжки померголо працівника

За загальним правилом трудова книжка має бути видана працівникові в день його звільнення. Згідно з абзацом 4 пункту 7.1 Інструкції № 58 у разі отримання трудової книжки у зв’язку зі звільненням працівник розписується в особовій картці і книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Оскільки у разі смерті працівника отримати його підпис в особовій картці неможливо, особа, що відповідає за ведення та облік трудових книжок, може на нижньому полі особової картки зробити, наприклад, такий запис: «Донька померлого працівника отримала його трудову книжку 27.03.2019 р. під розписку».

У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їх вимогу (коментар Мінекономіки від 19.07.2022 року). Якщо по трудову книжку ніхто не звернувся, вона має зберігатися до знищення 50 років. (п. 6.2 Інструкції про трудові книжки).
Для отримання трудової книжки померлого працівника родичі повинні надати свої документи:

• паспорт;
• документ, що підтверджує родинний зв’язок з померлим (свідоцтво про шлюб, свідоцтво про народження, тощо);
• довідку з ЖЕКу, ОСББ чи сільської (селищної) ради про спільне проживання з померлим;
• письмову заяву з копіями документів (засвідчені в установленому законодавством порядку), що підтверджують родинний зв’язок і місце реєстрації заявника.

Законодавчо перелік документів, які б підтверджували родинний зв’язок з померлим не встановлено, тому в кожній конкретній ситуації слід вирішувати питання індивідуально.
Якщо померлий працівник проживав (був зареєстрований) один, трудова книжка має передаватися його дружині, дітям або батькам незалежно від місця їхнього проживання.
Якщо померлі дружина або чоловік мали дорослих (повнолітніх) дітей, які проживали окремо, трудова книжка має передаватися дружині (чоловікові).
Якщо померлий працівник мав неповнолітніх дітей або які навчаються на денному відділенні у віці до 23 років від попереднього шлюбу, трудова книжка померлого працівника має передаватися дітям померлого або їхньому законному представникові (матері, батькові, опікунові), щоб вони могли безперешкодно звернутися до органів Пенсійного фонду України за призначенням пенсії у зв’язку з втратою годувальника.

Якщо паперової трудової книжки в роботодавця немає, відомості про припинення трудового договору із працівником, який помер або безвісно зник, будуть відображені лише в додатку 5 до Об’єднаного розрахунку й у такий спосіб потраплять до електронної трудової книжки.

Виплата заробітної плата померлого працівника

Заробітна плата померлого працівника нараховується за фактично відпрацьований час.
Відповідно до статті 1227 Цивільного кодексу України сума заробітної плати, яка належала спадкодавцеві, але не була ним одержана за життя, передається членам його сім’ї.
Згідно зі статтею 116 КЗпП при звільненні працівника виплата всіх сум, що належать йому від підприємства, здійснюється в день звільнення, а якщо працівник не працював цього дня, то вказані суми слід виплатити не пізніше наступного дня після пред’явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок.
Якщо ніхто з родичів померлого до підприємства не звернеться, заробітна плата включається до складу спадщини. Тобто отримати її зможуть лише спадкоємці на підставі свідоцтва про спадщину.

припинення трудового договору з підстав, передбачених пунктом 8-1 частини першої статті 36 КЗпП

Щоб припинити трудовий договір з підстав, передбачених пунктом 8-1 частини першої статті 36 КЗпП (смерть фізособи-роботодавця), працівник подає до будь-якого центру зайнятості в електронній або паперовій формі заяву про припинення трудового договору. У заяві зазначає відповідну інформацію (роботодавець помер або визнаний безвісно відсутнім). До заяви додає копії документів, що підтверджують викладені обставини (якщо має на руках такі документи або їх копії).

Датою припинення трудового договору вважають день подання відповідної заяви.

Центр зайнятості за місцем звернення працівника в день припинення трудового договору повідомить про це Пенсійний фонд України та податкову службу.

Утім, ще слід дочекатися порядку припинення трудового договору з підстав, передбачених пунктом 8-1 частини першої статті 36 КЗпП. Його має встановити Кабмін.

Оскільки норма доволі свіжа і не встигла обрости роз’яснен­нями, у професійному середовищі вже точаться розмови щодо того, чи можна за такою підставою припиняти договори лише з фізособами-підприємцями та самозайнятими особами, чи вона стосуватиметься і засновників підприємств. Звісно, впевнено говорити про це можна буде, коли уряд затвердить відповідний порядок. Але можемо зробити деякі припущення.

Як роботодавців законодавство визначає, з-поміж інших, засновників (власників) підприємств, а також їх керівників. Коли помирає засновник підприємства, біля керма залишається директор, а можливо, й інші засновники. У разі смерті керівника його обов’язки може перебрати на себе його заступник, або засновник призначить нового директора. Тож у таких випадках підприємство не втрачає керівну особу, тому трудові договори за пунктом 8-2 частини першої статті 36 КЗпП, найімовірніше, не припинятимуть.

А от якщо помре або зникне безвісти засновник і директор в одній особі, тоді, ймовірно, працівникам доведеться припиняти трудові договори саме за пунктом 8-1 частини першої статті 36 КЗпП. Адже навіть за наявності спадкоємців вони отримають право на спадок лише за 6 місяців.