Створення та зберігання Z-звіту: питання-відповіді

Які обовʼязкові реквізити мають містити Z-звіти? Скільки часу та в якій формі їх зберігати та які штрафи будуть за незберігання? Як формувати Z-звіти залежно від специфіки роботи?

Спочатку наведемо норми, за якими створення Z-звіту є обовʼязком торговців.

Відповідно до п. 9 ст. 3 Закону №265 суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (зі застосуванням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо), при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для подальшого її переказу зобов’язані щоденно створювати у паперовій та/або електронній формі РРО (за винятком автоматів з продажу товарів (послуг) або програмними РРО фіскальні звітні чеки у разі здійснення розрахункових операцій.

За Порядком №547 на СГ покладено обовʼязок створювати у паперовій та/або електронній формі X-звіти, Z-звіти та інші документи, що передбачені документацією на РРО, відповідно до законодавства.

За п. 6 глави 4 розд. II Порядку №547 передбачено, що суб’єкт господарювання має забезпечити збереження щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) в електронній формі протягом строку, визначеного п. 44.3 ПКУ (не менше 1095 к.дн.).

А податківці у своїх розʼясненнях (наприклад, підкатегорія 109.02 ЗІР) підкреслили, що установа/підприємство зобов’язана(е) визначити та затвердити внутрішнім документом місце та спосіб зберігання відокремленими підрозділами щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) у електронній формі, формат їх зберігання, який має забезпечувати візуальний перегляд щоденних Z-звітів податківцями.

Це що стосується загальних правил формування та зберігання Z-звітів. А тепер наведемо практичні ситуації щодо їх формування.

Які обов’язкові реквізити повинен містити фіскальний звітний чек «Z-звіт»?

Відповідно до п. 14 Постанови №199 чеки всіх звітів повинні містити такі загальні реквізити:

• назву і адресу господарської одиниці;
• індивідуальний номер платника, перед яким друкуються великі літери «ПН». У разі коли суб’єкт підприємницької діяльності не зареєстрований як платник ПДВ, замість індивідуального номера платника повинен бути надрукований ідентифікаційний код згідно з ЄДРПОУ (для юридичних осіб) або ідентифікаційний номер згідно з ДРФО (для фізичних осіб), а замість літер «ПН» – літери «ІД»;
• фіскальний номер реєстратора, перед яким друкуються великі літери «ФН»;
• заводський номер реєстратора;
• логотип виробника.

Чи потрібно щоденно роздруковувати Z-звіти на резервному РРО, якщо він не використовувався?

Якщо резервний РРО протягом робочого дня не використовувався, то щоденне роздрукування Z-звіту чинним законодавством не передбачено.

Чи передбачено обмеження щодо кількості створення (друку РРО) та/або ПРРО фіскальних звітних чеків (Z-звітів)?

Чинним законодавством у сфері проведення розрахунків за товари (роботи, послуги) у готівковій та безготівковій формі не передбачено обмежень щодо кількості створення (друку) РРО або ПРРО щоденних фіскальних звітних чеків (Z-звітів).

Водночас суб’єкт господарювання має забезпечити збереження щоденних фіскальних звітних чеків (Z-звітів) в електронній формі протягом визначених законодавством термінів, але не менше ніж 1095 днів.

Як створювати Z-звіт при цілодобовій торгівлі?

Пунктом 2 Вимог щодо реалізації фіскальних функцій реєстраторами розрахункових операцій для різних сфер застосування, затверджених постановою КМУ від 18.02.2002 р. №199 із змінами та доповненнями (далі – Вимоги №199), наведено визначення «зміна» – це період роботи РРО від реєстрації першої розрахункової операції після виконання Z-звіту до виконання наступного Z-звіту.

У примітках, наведених у додатку «Формат і розрядність даних, що зберігаються у фіскальній пам’яті» до Вимог №199 доводиться важливе уточнення: максимальна тривалість зміни РРО не повинна перевищувати 24 години.

Оскільки в добі всього 24 години (тобто день триває з 0 годин ранку та закінчується 24 годиною вночі), при щоденній роботі з РРО Z-звіт необхідно виконувати щодня.

Відповідно до п. 7 Вимог №199 усі режими роботи РРО, крім тих, що забезпечують усунення причин блокування, повинні блокуватися, зокрема, у разі перевищення максимальної тривалості зміни.

Тож суб’єкт господарювання, який працює цілодобово, має створювати фіскальний звітний чек (щоденний Z-звіт) РРО кожного дня після закінчення робочої зміни, але не пізніше 24 години цього дня. Про це ми писали тут.

Неможливо закрити зміну та сформувати Z-звіт: які дії?

У разі несправності ПРРО суб’єкту господарювання необхідно встановити вид несправності та:

• якщо несправність у вигляді порушення роботи програмного забезпечення (далі – ПЗ), то слід оновити версію ПЗ ПРРО та повторити процедуру закриття зміни;
• якщо несправність пристрою (пошкодження), то слід подати Повідомлення про виявлення несправностей програмного реєстратора розрахункових операцій за формою №2-ПРРО з позначкою про несправність та після відновлення роботи пристрою подати Заяву про реєстрацію програмного реєстратора розрахункових операцій за формою №1-ПРРО з позначкою про відновлення роботи;
• якщо пристрій викрадено або втрачено, то слід подати Повідомлення за ф. №2-ПРРО з позначкою про крадіжку. У такому випадку реєстрація ПРРО скасовується та потрібно повторно зареєструвати ПРРО, якому буде присвоєно інший фіскальний номер.

Чи необхідно в кінці робочого дня створювати Z-звіт, якщо протягом дня розрахункові операції не проводились, але було здійснено операції «службове внесення» та «службова видача»?

Якщо протягом дня розрахункові операції не проводились, але було здійснено операції «службове внесення» та «службова видача», то створення Z-звіту в кінці робочого дня не є обов’язковим.

Що буде за незберігання Z-звітів в електронній формі?

Податківці наголошували, що за незберігання щоденних Z-звітів в електронній формі протягом встановленого строку до платників податку застосовується адмінштраф відповідно до ст. 155-1 КУпАП:

• на осіб, які здійснюють розрахункові операції, від 2 до 5 нмдг;
• на посадових осіб від 5 до 10 нмдг.

Про це та розміри штрафів за повторне порушення ми писали тут.

Зверніть увагу: новинна стрічка «Дебету-Кредиту» містить не тільки редакційні матеріали, але також статті сторонніх авторів, роз’яснення співробітників фіскальної служби тощо.

Дані матеріали, а також коментарі до них, відображають виключно точку зору їх авторів і можуть не співпадати з точкою зору редакції. Редакція не ідентифікує особи коментаторів, не модерує тексти коментарів та не несе відповідальності за їх зміст.

Усі новини рубрики «Готівковий обіг та каса»

За словами Южаніної, Звіт про експертизу ПРРО ще у грудні 2023 року був спрямований Мінфіном до Комітету ВРУ з податкової політики, проте членів Комітету про отримання такого звіту не повідомлено

Підприємство продає споживачам мікросхеми з кодом УКТ ЗЕД 8542 31 90 00. У Переліку № 231 є тільки процесори з таким самим кодом 8542 31 90 00, але назви «мікросхеми» у переліку немає. Чи належать такі мікросхеми до технічно складних побутових товарів?

Якщо СГ здійснює торгівлю за місцезнаходженням покупця без використання авто, то СГ реєструє РРО/ПРРО на стаціонарну господарську одиницю

Не передбачено можливості проведення через РРО та ПРРО розрахунків та операцій з продажу товарів, які раніше були вчинені без застосування РРО/ПРРО

Оптовий продаж алкоголю за готівку хоча і не супроводжується обов’язком продавця визначати свої зобов’язання зі сплати акцизного податку, але не звільняє його від РРО

Строки зберігання первинних документів

Скільки слід зберігати первинні документи, на основі яких формувалася первісна вартість самостійно зведеної будівлі, зарахованої до ОЗ? Які документи, пов’язані з будівництвом, потрібно зберігати в архіві підприємства?

Податківці в ІПК ДПС від 19.03.2021 р. №1067/ІПК/99-00-21-02-02-06 з метою визначення строку зберігання первинних документів, які стосуються діяльності суб’єктів господарювання, радять звертатися до наказу Мін’юсту від 12.04.2012 р. №578.

Водночас для первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством, діють строки зберігання, передбачені п. 44.3 та 44.4 ПКУ.

Зокрема, п. 44.3 ПКУ передбачено обов’язок зберігати первинні документи (документи, пов’язані з виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи) не менше ніж 1095 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст. 39 та 39-2 ПКУ) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи.

Отже, платники податків повинні зберігати документи у строки, визначені Наказом №578. Але ці строки не повинні бути меншими, ніж передбачені ст. 44 ПКУ.

У Наказі №578 визначено, що первинні документи та додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухобліку й податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання та списання майна й матеріалів, квитанції та накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо), мають зберігатися не менше ніж 3 роки.

Три роки мають зберігатись і облікові регістри (головна книга, журнали, меморіальні ордери, оборотні відомості, інвентарні картки, розроблювальні таблиці тощо).

При цьому окремих строків, що стосуються первинних документів, які використовуються для обчислення первісної вартості створеного ОЗ, у тому числі і будівництва, не передбачено.

Водночас строк зберігання 10 років встановлюється для документів (акти, огляди, доповідні записки, звіти) про хід будівництва, а також документів (акти, рішення, доповідні записки, довідки) про прийняття в експлуатацію закінчених будівництвом об’єктів.

А згідно з пп. 2.10 Наказу №578 відлік строків зберігання документів починається з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, відлік строку зберігання документів, складених у 2014 році, розпочинається з 1 січня 2015 року.

Таким чином, первинні документи, на підставі яких визначається первісна вартість створеного об’єкта ОЗ (видаткові накладні, акти виконаних робіт), мають зберігатися протягом 3 років.

Також звертаємо увагу: податківці наголошували, що позаяк перебіг строків давності, передбачених ст. 102 ПКУ, під час карантину зупиняється, то строки зберігання документів на період дії карантину також подовжуються.

Проте навіть якщо строк зберігання документів уже минув, просто так знищувати їх не можна! За наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. №1000/5 документи з моменту створення чи надходження і до передання на зберігання до архіву зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах. І вилучення документів для знищення без попередньої експертизи їх цінності забороняється.

Тобто знищити можна лише ті документи, на які є акт експертизи, що дозволяє таке знищення.

Автор: Станіслав Горбовцов

Зверніть увагу: новинна стрічка «Дебету-Кредиту» містить не тільки редакційні матеріали, але також статті сторонніх авторів, роз’яснення співробітників фіскальної служби тощо.

Дані матеріали, а також коментарі до них, відображають виключно точку зору їх авторів і можуть не співпадати з точкою зору редакції. Редакція не ідентифікує особи коментаторів, не модерує тексти коментарів та не несе відповідальності за їх зміст.

Усі новини рубрики «Облік окремих операцій»

Товар ввезено в Україну з-за кордону двома видами транспорту: потягом до Львову, а далі – вантажним автомобілем до Києва. Чи є це мультимодальним перевезенням і як його документально оформити?

Підприємство виробляє продукцію, виконує роботи чи надає послуги. Поряд з прямими витратами на виробництво продукції, виконання робіт, надання послуг воно несе загальновиробничі витрати (далі – ЗВВ). Що це за витрати і як вони обліковуються?

За роз’ясненням ДПС, змінилися і строки зберігання окремих конкретних документів, які стосуються фінансово-господарської діяльності. Зокрема, такий строк було збільшено з 1 або 3 років до 5

Підприємство отримує в користування чи надає в користування майно за договором позички. Як оформити таке надання? Які податкові наслідки такої операції?

Підприємство планує продавати товари за посередницькими договорами. Але ще не визначилося з видом договорів – доручення чи комісії. Які особливості таких договорів та чи є відмінності в обліку?