Ділове листування: правила звернення, вибачення, відмови та прощання українською мовою

Валентина Сенченко, викладачка курсу з ділової української мови у Київському незалежному навчальному центрі з української мови, розповіла, які фрази краще обрати в тих чи інших випадках, згідно з етикетом ділового листування, та як при цьому виглядати грамотною людиною. 1. Привітання Будь-який лист варто розпочинати з привітання. Часто виникає питання, яку форму вживати – «добрий день» чи «доброго дня»? Сучасні мовознавці, зокрема, Олександр Авраменко, радять вживати прикметник «доброго» у родовому відмінку лише до іменника «ранку». А коли мова йде про день чи вечір, то варто вітатися у називному відмінку – «добрий день» або «добрий вечір», тому що ці форми до нас дійшли з давніх часів у багатьох прикладах усної народної творчості: «Добрий день тобі, сонечко яснеє», «Добрий вечір тобі, пане господарю». 2. Звертання Далі ми звертаємося до адресата. Якщо це конкретна особа, то українська мова дає кілька варіантів, як це можна зробити. Найпоширеніша форма – за допомогою ім’я та по батькові, які вживаємо у кличному відмінку. Тоді змінюються закінчення і в імені, і у по батькові. Як правило, до них додається присудок ввічливості «шановний»: «шановна Маріє Олександрівно», «шановний Андрію Юрійовичу». Всередині звертання в жодному разі не потрібна кома, вона ставиться лише після нього. Якщо ми вживаємо слово ввічливості «пан», то його також ставимо у кличний відмінок: «пане Андрію», але «пані Маріє». Ця форма спрощує вимову звернення, бо вживається без по батькові, а отже робить потік мовлення більш швидким та зручним. А в діловому листуванні таке звернення вважається доречним навіть у застосуванні до людини літнього віку або до людини при посаді. Якщо ви звертаєтеся до особи, яка займає високу державну посаду – депутата, міністра, президента, голови – то в діловому листі можна звернутися до цієї людини з використанням назви цієї посади та за допомогою слів «пані», «пан» – теж у кличному відмінку: «пане депутате», «пане президенте». При таких зверненнях, особливо тих, які містять прохання, варто додати слова поглибленої ввічливості «вельмишановний», «поважний»: «вельмишановний пане президенте». 3. Подяка Далі потрібно переходити до того, заради чого ви, власне, і пишете лист – звернутися, запитати, подякувати тощо. Важливо обміркувати початкову фразу листа, бо від неї може багато залежати. Якщо цей лист – відповідь на запрошення, запит, подяка, то висловити вдячність доречно вже у першому реченні: «щиро дякуємо Вам за лист з рекомендаціями щодо…», «передусім дозвольте подякувати Вам за…». А в листі-підтвердженні можна скористатися фразою, на кшталт: «із вдячністю підтверджуємо свою згоду на…» 4. Нагадування Якщо колеги, партнери чи клієнти забули надіслати вам відповідь на ваш лист або обіцяну інформацію, то як правильно їм на це вказати? Спершу потрібно нагадати адресату, про що саме між вами була досягнута домовленість. Це допоможе йому зорієнтуватися в тому, що, кому і коли він обіцяв. Після цього варто вказати ті терміни, до яких ваша домовленість може бути дійсною, або до яких можна вирішити це питання. Для цього можна використати дієслівні конструкції «нагадаємо», «нагадаю»: «нагадаю, що ця зустріч має відбутися…» або «нагадаємо, що добігають кінця встановлені терміни». Якщо ви звертаєтеся до певних установ, від яких залежить рішення, що важливе для вас або вашої компанії, то варто вказати, що через кілька днів спливає термін, до якого ви можете подати угоду чи звернення. Радимо вжити конструкції «просимо Вас», «наполегливо просимо»: «наполегливо просимо вас розглянути цей лист до певного терміну», «просимо вас підписати папери». Також в діловому листуванні доводиться часто нагадувати про те, що декілька вимог з обумовленого переліку не виконано. Отже після нагадування про суть домовленості варто вказати, скільки пунктів вже виконано, а скільки і яких саме вимог ще залишилося до кінця певного терміну. Іноді делікатність не дає бажаних наслідків, тоді слід проявити рішучість та навіть категоричність. Наприклад, це можна зробити таким чином: «Незважаючи на неодноразові нагадування, ви так і не надіслали нам обіцяні матеріали. Вважаємо за потрібне попередити вас про свої наміри скасувати угоду». Якщо лист терміновий і відправляється електронною поштою, то радимо скористуватися налаштуванням, яке дозволяє отримати інформацію, чи прочитав адресат ваше звернення, чи воно просто загубилася в потоці інших листів через зайнятість адресата. В такому випадку лист можна надіслати повторно або зателефонувати адресату, щоб повідомити про надісланий лист в усній формі. 5. Прохання До керівників організацій, клієнтів, партнерів, інвесторів часто доводиться звертатися з проханнями. Для цього можна використати такі фрази як: «просимо прийняти замовлення», «просимо вас терміново оплатити рахунок», «будемо вдячні, якщо ви повідомите про…». 6. Відмова Досить часто представникам компаній або установ доводиться повідомляти адресатам про якусь відмову від імені організації, яку він представляє. Іноді це буває досить складним завданням для самого адресанта. Тут можна застосувати форму: «повідомляємо про те, що…». Говорити «ні» слід аргументовано та доброзичливо. Сформулювати відмову можна таким чином: «докладно вивчивши ваш проект, ми з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги…», «дякуємо за докладені вами зусилля, але ми не можемо прийняти вашу пропозицію…». Якщо існувала попередня домовленість, але потім з певних причин обставини змінилися, і ви мусите надсилати відмову, то варто дати пояснення, у зв’язку з чим змінюєте рішення. Для цього краще вживати конструкції «у зв’язку з тим, що», або «на основі того, що». Пояснення важливе, бо виконання ділової домовленості свідчить про рівень ділової репутації. 7. Вибачення за протермінування Буває, що ви закрутилися по роботі і самі забули дати відповідь на лист в обіцяний термін. У такому випадку можна використати слова «вибачте» та «даруйте», але лише в тому випадку, коли ви хочете саме вибачитися. Якщо ж хочете зберегти відтінок нейтральності, який більш пасує діловому листуванню, то радимо вжити слово «перепрошую»: «перепрошую, через зайнятість я невчасно відповідаю на ваш лист». При цьому у листі важливо зазначити, коли ви готові виконати ваші попередні домовленості або пристати на пропозицію. Але зауважте, в діловому листуванні, навіть якщо вам треба пояснити, чому ви не виконали якісь домовленості, не варто розповідати у подробицях про те, що саме з вами сталося, про ваші сімейні обставини. Достатньо просто фрази «того дня стався форс-мажор». 8. Обсяг листа Зазвичай діловий лист має дуже чітку структуру і не передбачає зайвої інформації. В ньому треба подавати лише ті компоненти, які мають безпосереднє відношення до теми, на яку ви його пишете. Обсяг ознайомчого листа, окрім привітання та прощання, має складатися з 4-10 речень. Якщо ви хочете, наприклад, представити клієнтам або партнерам свої послуги, то це має бути максимально коротко. Важливо, щоб читач, який проглянув листа, міг чітко зрозуміти, з чим саме ви до нього звертаєтеся. Досить часто доводиться бачити таку помилку, коли представники різних компаній починають описувати напрям діяльності, досягнення та сильні боки своєї компанії, а лише потім переходять до пропозицій, заради яких, власне, і писали листа. В результаті читач не розуміє, що саме від нього хочуть. Але якщо це не перший лист до цього адресата, тоді обсяг залежить від того, які моменти потрібно обговорити. Зверніть увагу, що суть, з якою ви звертаєтеся до нього, в тілі листа все одно варто викладати досить стисло і чітко. Як в електронному, так і в паперовому варіантах листування подробиці можна представляти у додатках. Завдяки їм ви можете зберегти правильну структуру листа. Це можуть бути, наприклад, зразки, копії документів, посилання на якесь джерело тощо. В такому випадку в листі варто зазначити чіткий перелік цих додатків і, звісно, не забути їх вкласти. Внутрішній корпоративний стиль передбачає більш вільне спілкування і більші об’єми листів. 9. Підпис У діловому листуванні, особливо при використанні e-mail, люди складають постійну форму підпису. Часто можна зустріти приклади: «з повагою, Іван Іванов», або «з найкращими побажаннями, Іван Іванов». В обох цих та інших подібних випадках кому перед ім’ям ставити не потрібно! Тому що це конструкція неповного речення, де опущено присудок. Замість нього можна поставити тире, але воно не є обов’язковим. Отже, правильно писати: «З повагою Іван Іванов», «З найкращими побажаннями Іван Іванов». 10. Чи можна не відповідати на листи? Відповідь на звернення від партнерів/клієнтів/інвесторів тощо – дуже важливий елемент для репутації фірми. Якщо компанія про неї дбає, то буде давати зворотній відгук про перебіг подій та результати. Не надавати письмову відповідь можна в межах компанії, якщо ви плануєте відповісти колезі в усній формі при зустрічі. Але відсутність відповіді на «зовнішній» лист, якщо він передбачає продовження спілкування, вважається не ввічливим. Відповісти можна у формах: «Ми отримали ваш лист та взяли його до уваги», «Ми наразі розглядаємо ваш лист». При цьому те, чи вказувати терміни розгляду, залежить від кожної окремої ситуації. Пам’ятайте, навіть якщо ви дуже обурені, розлючені, або, навпаки, щасливі через дії ваших колег, ділове листування має відповідати саме діловим, тобто, стриманим, стандартам. А для детального обговорення моментів, які вас сильно хвилюють, краще призначити особисту зустріч. 5 найпоширеніших помилок у діловому листуванні 1. Конструкція «згідно чого» замість «згідно з». Вживаємо, коли ми беремо на обґрунтування якийсь факт, документ тощо. Люди досить часто випускають прийменник «з» і вживають у формі «згідно кому? чому?». Але таке випускання «з» є калькуванням російської мови, де діє давальний відмінок. В українській правильно вживати цю конструкцію в орудному відмінку: «згідно з нормами правопису», «згідно з нормами чинного законодавства». 2. Конструкція «у відповідності до» замість «відповідно до». Вона також дає можливість обґрунтувати думку, спираючись на певні факти, закони тощо. Використання прийменників «у» та «до» є подвійним, а тому – неправильним. Варто писати простіше –«відповідно до законодавства». 3. Конструкція «у порівнянні з» замість «порівняно з». Властиво, наприклад, для вживання статистичних даних. Помилка так само виникла через калькування російської мови і призводить до подвійного вживання прийменників. Отже, правильно «порівняно з попереднім роком». 4. Вживання прийменника «по» – замість інших конструкцій в різних випадках. В цілому цей прийменник є малопоширеним в українській мові. Неправильно його вживати замість прийменника «з»: замість «екзамену по біології» ми здаємо «екзамен з біології». Не варто його вживати і у значенні «після»: замість «потрібно по приїзду викликати машину» можна написати «виклик таксі після приїзду». 5. Вживання закінчень «ам», «ям» замість «ах», «ях» – найпоширеніша помилка місцевого відмінку. Частіше всього бачимо її при вживанні з прийменником «по». Не вірно говорити «по сходам», «по країнам», «по вікнам». Замість того слід вживати «по сходах», «по країнах», «по вікнах». Хоча в даному випадку вживання прийменника «по» не є помилкою, але згідно з сучасними тенденціями в багатьох випадках краще вживати орудний відмінок та обходитися зовсім без «по»: «подорожувати територіями», «крокувати сходами». Джерело: The Point Фото: Видавництво Старого Лева

Як правильно написати листа – правила та вимоги

Незважаючи на модні тенденції і деякі зміни в суспільстві, багато людей спілкуються не з допомогою Інтернет-мережі, а звичайним способом. Але проблема в тому, що не всі знають, як правильно написати лист. З-за цього можна потрапити в неприємну ситуацію, оскільки для епістолярного стилю є свої вимоги, яких варто дотримуватися.

Основні правила написання листа

Отже, в цій статті ми розберемо основні правила, які допоможуть вам написати лист грамотно, розбірливо і зрозуміло. Перш за все, зверніть увагу на різновиди листів. Їх розрізняють за офіційністю: офіційне, напівофіційне і дружнє.

Про що ви хочете сказати. Щоб написати лист, необхідно визначитися з тематикою вашого подальшого висловлювання. Після цього неодмінно вам потрібно підібрати відповідне привітання.

Почерк. Мається на увазі не тільки ваш особистий почерк (якщо ви пишете лист від руки), але і загальний почерк. Важливо писати розбірливо і зрозуміло. Виражайтеся доступною мовою, не намагаючись використовувати будь-які складні конструкції пропозицій.

Конверт. Завжди з обережністю ставитеся до конвертах. Конверт-це оформлення Вашого сказання. Намагайтеся відправляти листи в білих конвертах. Білий колір підходить під будь-який стиль написання. Читайте ще: як поліпшити дикцію.

Лист другу

Щоб написати лист другу, з яким у вас теплі стосунки, дотримуйтесь усіх вищеописаних правил, але постарайтеся урізноманітнити лист привітанням. У дружньому листі дозволяється спілкуватися тією мовою, якій ви звикли спілкуватися наживо з вашим приятелем.

Завжди цікавтеся справами і самопочуттям вашого друга. По можливості, дізнайтеся, як справи у батьків (якщо у вас хороші відносини з його батьками). В кінці листа бажайте своєму другові успіхів і удачі.

Тема. Перш ніж написати листа своєму коханому, вирішите, про що ви будете писати. Чітко побудуйте логічний ланцюг, щоб хлопець не загубився у ваших думках.

Оформлення. Можете прикрасити лист милими малюнками або чином поцілунку зі слідом від ваших губ. Деякі дівчата експериментують навіть із запахами, трошки сприскуючи лист улюбленим ароматом, щоб нагадати коханому про себе.

Коли ви хочете написати лист дівчині, не приділяйте багато уваги буденним речам. Паперовий лист в наш час-це щось схоже на любовне послання.

Зробіть приємне. В конверт з листом можете вкласти невелику листівку для підняття настрою. Також можна вкласти якийсь брелок на пам’ять. Дізнайтеся: які дівчата подобаються хлопцям.

Лист батькам

Щоб написати листа батькам, постарайтеся бути гранично ясними і поважними. Лист батькам – це не Лист одному, в якому ви можете спілкуватися сучасною мовою. Батькам пишуть в стилі, який знаходиться між дружнім і напівофіційним листом.

Завжди питайте, що у них нового в житті і як вони себе почувають. Проявляйте інтерес і турботу до їхнього життя. Адже це так важливо для батьківських сердець.

Незалежно від стилю і опонента, намагайтеся писати відповідно до граматичними і лексичними правилами. Адже, погодьтеся, приємніше читати акуратний і розбірливий почерк.

Як написати діловий лист. Складання ділових листів

Як правильно скласти діловий лист саме з психологічної точки зору, щоб його не викинули, не прочитавши, щоб воно мало якусь дію?

Психологічні правила ділового листа не такі складні, як може здатися. Вони доступні будь-кому, навіть починаючому фахівцеві. При складанні ділових листів досить пам’ятати кілька простих речей.

1. Звичайних або електронних листів, складених з метою пошуку ділових партнерів, пропозиції своїх товарів або послуг, посилається дуже багато. Найчастіше їх масово розсилають адресатам, про які не мають ні найменшого уявлення (Т. зв. СПАМ). Це поширена помилка початківців бізнесменів і молодих професіоналів, перший раз шукають роботу.

Насамперед дізнайтеся подробиці про компанію, куди збираєтеся направити діловий лист. З’ясуйте максимум інформації про потенційного партнера. І тільки після цього складайте діловий лист на його адресу. Одержувачу листа завжди приємніше дізнатися, що звертаються до нього особисто, а не читати якусь безлику «ділову пропозицію комерційному відділу фірми». Звернення до людини на ім’я підкреслює повагу до його особистості, викликає у нього позитивні емоції і як наслідок — розташування до джерела позитивних емоцій. Адже про які серйозні ділові пропозиції може йти мова, якщо відправник навіть не спромігся дізнатися прізвища, імені та по батькові свого потенційного партнера по бізнесу?

Якщо ви все ж не зуміли уточнити ім’я адресата, не варто в зверненні писати: “Ув. г-н директор!» або «Ув. кома. діра. фірми!”. В даному випадку скорочення недоречні. Слова “Шановний”, “пане”, “пані”, “заступник директора”, “начальник відділу” і їм подібні слід писати повністю. Інакше одержувач цілком справедливо подумає, що ви його насправді не дуже-то і поважаєте.

2. Діловий лист повинен містити заголовок, в короткій і помітній формі розкриває зміст тексту. Така коротка анотація значно полегшує обробку і сортування листів одержувачем. У будь-яку більш-менш серйозну організацію щодня приходить маса різних листів. Тому велика ймовірність того, що на ваше послання просто не звернуть увагу, навіть якщо воно містить суперпривабливі пропозиції. Адже читають їхні живі люди. Якщо вам не пощастить, то ваш діловий лист виявиться десь в п’ятому десятку розглянутих. На той час всі менеджери вже не стільки вникають у зміст листів, скільки прагнуть побільше паперу відправити в кошик. Тому в першу чергу треба домогтися того, щоб ваш лист виділили з маси аналогічних.

Коротка анотація виявиться дуже корисною і в тому випадку, якщо діловий лист, написаний потенційному клієнту, не відразу його зацікавить. Буває, проходить якийсь час, і директор говорить секретарю: “Пам’ятаєте, нам надсилали пропозицію в листопаді? Ні, здається, це було в серпні. Не пам’ятаю звідки. Загалом, знайдіть його». Заголовок вашого листа повинен містити таку інформацію, яка могла б спростити його пошук.

3. Гарне враження справить діловий лист, який після вітання буде містити в собі якийсь вступ-комплімент. У вступі зазвичай йдеться про те, що ви раді вітати настільки відому фірму, якою великою честю для вас буде надавати послуги настільки солідного партнера і т. д. Не зайвим буде також висловити надію на довгострокове та взаємовигідне співробітництво.

4. Дуже погане враження справляють ділові листи, написані «водянистим» текстом. Під «водянистим» розуміється такий стиль, який включає в себе масу словесного сміття (наприклад, «Ми, звичайно, впевнені, що співпраця з нами обов’язково буде вигідно вам, чи неправда?»), зайвої ввічливості («Будьте ласкаві, прочитайте цей лист, будь ласка»), коротких загальних питань в кінці розчленованого питання («Вам це потрібно, чи не так?»), беззмістовних прикметників (видатний, чудовий, чудовий і т. д.), зайвих займенників («ми всі і завжди раді вітати вас та вашу фірму» замість «раді вітати вас»). Ділове лист, складений в такому стилі, оцінюється як менш переконливо, менш компетентні і заслуговує меншої довіри, ніж те, де текст написаний «твердіше». Це відбувається тому, що «водяниста текст» завжди створює враження, що його автор має низький соціальний статус. Тому потрібно всіляко уникати загальних фраз, слів-паразитів і непотрібних прикметників.

5. Не варто при складанні ділового листа вживати директивні фрази-вказівки типу «Якщо вас зацікавила пропозиція, то вам слід зв’язатися з нами по телефону…”Такою фразою ви психологічно налаштовуєте людей проти себе. По-перше, ви самі наштовхує одержувачів листа на думку, що ваша пропозиція може і не зацікавити їх. По-друге, ви зарозуміло вказуєте своїм потенційним партнерам, як їм слід себе вести. Краще написати: «Для обговорення деталей нашої пропозиції ви можете зв’язатися з нами по телефону…”. Сенс той же, але тон менш категоричний і налаштовує на більш доброзичливе ставлення до вас.

6. Щоб правильно написати діловий лист, пам’ятайте про словоформах. Ключем до перетворення пропозицій, які просто описують діяльність вашої фірми, в пропозиції, які створюють враження про конкретні досягнення, є правильний вибір дієслів. Існує форма дієслова, що викликає у читача уявлення про реальні результати. Наприклад, виконали, розробили, збільшили, створили, зробили і т. п. Це дієслова доконаного виду. Інші ж дієслова і словосполучення з дієсловами є більш невизначеними по відношенню до результату діяльності. Такі дієслова, як виробляємо, працюємо, виконуємо, беремо участь, дають уявлення швидше про виконувані функції, ніж про досягнуті результати. Вони є дієсловами недосконалого виду. Використання досконалих дієслів створить ілюзію конкретних успіхів при виконанні будь-якої діяльності, а значить справить враження більшої солідності і респектабельності вашої фірми.

7. Для будь-якого ділового листа (навіть посилається по електронній пошті) необхідно використовувати фірмовий бланк. Це підкреслює, що за листом стоїть солідна фірма, а значить, з вами можна мати справу. Нагадуємо, що фірмовим бланком вважається розташований певним способом набір реквізитів: назва фірми, адреса, телефон, факс, емблема фірми, підпис керівника і т. п. Якщо в листі йдеться про фінансових взаємовідносинах, то не зайвим буде вказати розрахунковий рахунок і назву банку, послугами якого ви користуєтеся, а також посилання на ліцензії, сертифікати та інші дозвільні документи (якщо ваш бізнес передбачає їх наявність).

8. Лист, що містить серйозну ділову пропозицію, що передбачає грошові взаєморозрахунки на велику суму, краще відправляти поштою, а не факсом або E-mail. В ідеалі його повинен вручати кур’єр особисто керівнику або секретарю. Такий лист обов’язково повинен мати великий фірмовий конверт, віддрукований друкарським способом. Все це працює на створення сприятливого іміджу.

✅Чим відрізняється лист від сторінки

✅ Перериваючи читання, ми намагаємося запам’ятати потрібну сторінку. Вибираючи книгу, ми звертаємо увагу на якість листів та обкладинки. Чи є принципова різниця між сторінкою друкованого тексту і книжковим листом? Якщо є, то в чому вона полягає?

Що таке лист і сторінка

Лист в друкованому виданні – формат паперу, що має певні стандартні параметри. Друкований матеріал розміщується на аркуші з двох сторін, кожна з яких являє собою сторінку з послідовною нумерацією.

Сторінка – лицьова або оборотна частина аркуша, на якій розміщують друкований текст, ілюстрації, схеми, таблиці або інший вид інформації, призначений для зорового сприйняття і читання.

У чому ж різниця між листом і сторінкою?

Книги, журнали, брошури, блокноти складаються з листів, які зшивають або з’єднують іншим способом в потрібній послідовності. Лист є структурною складовою будь-якого друкованого видання.

У видавничій і поліграфічній справі термін лист вживається у значенні одиниці виміру обсягу видання. Кількість авторських аркушів враховується при нарахуванні гонорару за видану книгу.

Сторінка, на відміну від листа, не вважається обліковою поліграфічною одиницею.

Вона фіксує кількість друкованих знаків та інших символів при підготовці до роботи неброшюрованих текстів:

• доповідей;
• звітів;
• інформації для публічного виступу.

Книжкова сторінка – це розміщений на одній зі сторін аркуша текст або заголовна частина книги, в якій містяться назва книги, дані про автора, видавництво і рік випуску.

У будь-якому виданні кожна сторінка, крім заголовної, пронумерована. Такий порядок встановлено для зручності обчислювальних операцій при випуску поліграфічної продукції.

Відмінність листа від сторінки полягає в наступному:

• Лист – заповнений з двох сторін текстом фрагмент друкованого видання стандартних розмірів.
• Сторінка – лицьова або оборотна частина листа.
• Лист в поліграфії – одиниця виміру обсягу видання.
• Сторінка не є поліграфічною одиницею виміру. Нумерація сторінок необхідна для зручності обчислення авторських гонорарів та інших операцій, вироблених при розрахунку друкованих аркушів.
• Надруковані аркуші зшивають, з’єднуючи в книгу, журнал або брошуру.
• Сторінки не можна зшити або з’єднати яким іншим способом. Їх можна розташувати відповідно до нумерації.