Облік витрат майбутніх періодів

Чек-лист “Заработная плата в 1C:Підприємство Бухгалтерія 2.0” Выплачивайте зарплату в 1C:Підприємство и ничего не забывайте с подробной инструкцией действий.

Первоначальные настройки “Бухгалтерія для України, ред. 2.0” Настройте свою конфигурацию и работайте с комфортом. Сэкономьте время и нервы с нашей книгой.

Работа с первичными документами в “Бухгалтерія (ред.2.0)” Пособие станет полезным для начинающих бухгалтеров и тех, кто только осваивает 1C:Підприємство.

• за дебетом рахунка відображається накопичення таких витрат;
• за кредитом – списання (розподіл) цих витрат, тобто включення їх до складу витрат поточного звітного періоду.

Для ведення аналітичного обліку таких витрат використовується довідник «Витрати майбутніх періодів» (розділ «Довідники», група «Доходи і витрати»). Елемент цього довідника повинен створюватися для кожної суми таких витрат і в ньому зберігається вся інформація, необхідна для автоматизованого списання витрат майбутніх періодів (ВМП) (Мал. 1):

• дати, що задають часовий період списання витрат;
• метод розподілення:
  • По кількості днів у місяці;
  • Рівними частинами кожен місяць.

  Малюнок 1 – елемент довідника «Витрати майбутніх періодів»

  Якщо у довіднику «Витрати майбутніх періодів» вказано метод розподілу «Рівними частинами кожен місяць», надходження таких витрат необхідно відображати хоча б на день раніше, ніж дата початку списання (реквізит «Початок»).

  Накопичення витрат майбутніх періодів (Дт 39 рахунку) відображається документами всіх підсистем аналогічно накопиченню поточних витрат. Відмінність полягає в тому, що в якості рахунку витрат в документах вказується 39 рахунок. Якщо на витрати майбутніх періодів необхідно віднести послуги сторонніх організацій, відображення таких витрат проводиться документами «Надходження товарів і послуг» на закладці «Послуги» або «Авансовий звіт» на закладці «Інше».

  В нашому прикладі надходження передплати на газету відображається документом «Надходження товарів і послуг» на закладці «Послуги». В якості рахунку витрат вказується 39, єдиною аналітикою за яким – (субконто 1) є «Витрати майбутніх періодів» (Мал. 2).

  Малюнок 2 – заповнений документ «Надходження товарів і послуг»

  Після проведення документа «Надходження товарів і послуг» відобразиться накопичення витрат майбутніх періодів (Мал. 3).

  Малюнок 3 – проводки документа «Надходження товарів і послуг»

  Автоматизоване списання витрат майбутніх періодів, тобто, їх включення в поточні витрати, виконується щомісячно при проведенні документа «Закриття місяця» (розділ «Операції», група «Закриття періоду») з регламентною операцією «Списання витрат майбутніх періодів» (Мал. 4).

  Малюнок 4 – регламентна операція «Списання витрат майбутніх періодів» документа «Закриття місяця»

  Документом «Закриття місяця» відображається списання частини витрат майбутніх періодів згідно із параметрами і методом, зазначеними в довіднику «Витрати майбутніх періодів» при накопиченні ВМП. Також відображається рух за реєстром відомостей «Розрахунок списання витрат майбутніх періодів» (Мал. 5).

  Малюнок 5 – рухи за реєстрами документа «Закриття місяця» з регламентною операцією «Списання витрат майбутніх періодів»

  Проаналізувати дані про суму накопичених і списаних витрат майбутніх періодів, а також аналітику списання (крім стандартних бухгалтерських звітів) можна за допомогою спеціалізованого звіту «Довідка-розрахунок «Списання витрат майбутніх періодів» (розділ «Звіти» – «Довідки-розрахунки») (Мал. 6). За необхідності, даний звіт попередньо виводять у розділі «Звіти», виконавши відповідну операцію в панелі навігації.

  Малюнок 6 – звіт «Довідка-розрахунок «Списання ВМП»

  Витрати майбутніх періодів: як облікувати

  Витрати майбутніх періодів – це відстрочені у часі визнання витрати. Вони виникають в одному звітному періоді, але пов’язані у часі з іншим звітним періодом або доходом, який буде отриманий в такому періоді. Як правило, витрати майбутніх періодів виникають у результаті попередньої оплати за роботи чи послуги.

  Чому необхідно визнавати витрати майбутніх періодів, пояснює ст. 4 Закону “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.1999 № 996 (далі – Закон про бухоблік). За принципом нарахування, визначеним цим законом, витрати попадають в облік витрат майбутніх періодів в момент їх виникнення без прив’язки до їх оплати грошовими коштами.

  Наприклад, якщо установа в грудні 2021 року сплатить за оренду легкового автомобіля на 2022 рік, такі витрати не можна визнати у 2021 році, оскільки:

  • фактично послуга з оренди буде надана лише протягом 2022 року;
  • доходи, заради яких орендується автомобіль, будуть отримані у 2022 році.

  Тож у грудні 2020 року потрібно визнати витрати майбутніх періодів, а не витрати періоду. Протягом 2022 року витрати майбутніх періодів поступово списуватимуть на витрати періоду.

  Витрати майбутніх періодів в бюджетних установах – приклад

  Витратами майбутніх періодів є, наприклад:

  • орендна плата, сплачена наперед (якщо послуга буде отримана в інших звітних періодах);
  • підписка на періодичні видання (газети, журнали, довідкові видання, інформаційні розсилки тощо), у т. ч. електронні (сплачується в одному періоді, але фактично видання будуть надходити в майбутніх періодах);
  • оплата страхових полісів, наприклад, сплата автоцивілки на наступний рік чи автокаско;
  • оплата наперед послуг з використання IT-продуктів, наприклад, оплата ліцензійного ключа до антивірусної програми чи офісних продуктів, оновлення програмних продуктів тощо;
  • сплата наперед інтернет-послуг, використання постійної IP-адреси, оплата наперед мобільного зв’язку тощо;
  • витрати на підготовку до сезонного виробництва (зарплата, витрати на ЄСВ, амортизація основних засобів) тощо.

  На перший погляд може здатися, що витрати майбутніх періодів — практично те саме, що й дебіторська заборгованість, яка є наслідком попередньої оплати. Попередня оплата, а потім борг — надання послуги. Так, вони близькі, але не завжди.

  Візьмемо для прикладу витрати на підготовку до сезонного виробництва. Тут немає попередньої оплати, а є витрати, які не можна визнавати у періоді їх сплати, так як стосуються вони майбутнього періоду: зарплата працівникам виплачується незалежно від того, коли запрацює виробництво, що готується до запуску.

  Таким чином, витрати майбутніх періодів та дебіторська заборгованість за виданими авансами близькі, але не тотожні. Перші бувають тільки по роботах і послугах і ніколи — по попередній оплаті за матеріальні об’єкти (товари, основні засоби). Вони як окремий актив потрібні в обліку, оскільки механізм їх визнання та подальшого списання дозволяє розподіляти витрати між різними звітними періодами.

  Що не потрібно включати в облік витрат майбутніх періодів

  Не є витратами майбутніх періодів:

  • попередня оплата товарів, незалежно від того, у якому періоді їх отримають;
  • попередня оплата робіт, послуг, які будуть отримані в тому самому звітному періоді, у якому здійснили цю оплату;
  • попередня оплата за періодичні видання, яку здійснюють бібліотеки, так як для бібліотеки газети, журнали є бібліотечними фондами, а не інформаційними послугами. Бібліотечні фонди для бібліотеки є основними засобами.

  Витрати майбутніх періодів в балансі

  Витрати майбутніх періодів в бюджетних установах 2021 мають свої особливості:

  • 2911 “Витрати майбутніх періодів розпорядників бюджетних коштів” – це субрахунок обліку за Планом рахунків, за яким ці витрати належать до фінансових активів бюджетної установи;
  • порядок їх списання та визнання має містити наказ про облікову політику бюджетної установи.

  ☛ 2911 – рахунок для обліку витрат майбутніх періодів у бюджетних установах

  Останнього вимагає постанова КМУ “Про здійснення попередньої оплати товарів, робіт і послуг, що закуповуються з бюджетні кошти” від 23.04.2014 № 117 (далі – Постанова № 117). Вона обмежує строк попередньої оплати деяких товарів, робіт і послуг, куди потрапляють і платежі, які слід трактувати як витрати майбутніх періодів.

  Так, за пп. 5 п. 1 Постанови № 117 термін попередньої оплати періодичних видань бюджетними установами становить один рік. Аби уникнути двозначностей, варто “перестрахуватися” наказом про облікову політику.

  Також витрати у бюджетних установах мають свої коди економічної класифікації. Наприклад, попередня оплата періодичних видань має код 2210 “Предмети, матеріали, обладнання та інвентар” (наказ Мінфіну від 12.03.2012 № 333). Такий же код має й оплата електронних видань. Якщо восени чи в грудні установа оплачує підписку на газету на наступний рік, то сума такої попередньої оплати й буде витратами майбутніх періодів.

  Якщо ж оплата й отримання періодичного видання відбувається в одному році, можуть виникнути суперечності. Наприклад, оплата видання у І кварталі 2021 року на ІІ квартал 2021 року. Адже І та ІІ квартал – це різні звітні періоди, й у І кварталі мають бути визнані витрати майбутніх періодів, які потім списуватимуть по 1/3 щомісяця у ІІ кварталі на витрати періоду.

  Витрати майбутніх періодів – бухгалтерський облік та звітність

  Знайшли своє відображення витрати майбутніх періодів 2021 року у звітності бюджетних установ, і не тільки фінансовій. У таблиці нижче наведено ці звіти.

  Рядок, у якому містяться

  Рядок 1200 “Витрати майбутніх періодів”

  Форма № 7д, № 7м (звіт про заборгованість за бюджетними коштами)

  Рядок 2240 “Оплата послуг (крім комунальних)” *

  Додаток 7 Порядку складання бюджетної звітності розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів

  *у звіті витрати майбутніх періодів потрапляють у категорію “дебіторська заборгованість”.

  Мінфін оновив План рахунків та Типову кореспонденцію. Як бюджетні установи мають реагувати на ці оновлення — у публікації

  Витрати майбутніх періодів – проводки

  Розглянемо тепер проводки для обліку витрат майбутніх періодів у бюджетних установах на прикладах.

  Приклад 1. Установа передплатила професійне видання у грудні 2021року на 2022 рік. Сума проплати: 6400 грн.

  Господарська операція

  Здійснена попередня оплата електронного видання у грудні 2021 року

  Віднесено суму попередньої оплати на витрати майбутніх періодів у грудні 2021 року

  Віднесено на витрати поточного звітного періоду (січень 2022-го) суму попередньої оплати підписки на періодичне електронне видання (= 6400/12)

  Віднесено на витрати поточного звітного періоду (лютий 2022-го) суму попередньої оплати підписки на періодичне електронне видання (= 6400/12)

  Приклад 2. Установа придбала ключ до антивірусної програми 1 листопада 2021 року на 365 днів. Вартість 2400 грн.

  Господарська операція

  Оплата за ліцензійний ключ 1 листопада 2021 року

  Віднесено на витрати перші 2 місяці користування ключем, що стосуються поточного року (= 2400 × 2 / 12)

  Решта суми оплати віднесена на витрати майбутніх періодів (2022 рік) (2400 × 10 / 12)

  Віднесено на витрати поточного звітного періоду (січень 2022-го) суму попередньої оплати вартості ліцензійного ключа (= 2400 / 12)

  Приклад 3. Оплачена вартість послуг оренди приміщення у березні 2021 року на ІІ квартал 2021 року у сумі 3600 грн.

  Господарська операція

  Здійснена оплата вартості орендних послуг на ІІ квартал

  Віднесено на витрати майбутніх періодів суму оплати послуг, так як вона стосується наступного звітного періоду

  Віднесено на витрати поточного звітного періоду (квітень 2021-го) суму попередньої оплати вартості послуг оренди (= 3600 / 3)

  Приклад 4. Оплачена вартість послуг оренди приміщення у січні 2021 року на І квартал 2021 року у сумі 3600 грн. Витрати майбутніх періодів у даному випадку не визнаються, так як все відбувається в межах одного періоду (кварталу).

  Господарська операція