Оновлено регулювання з питань інкасації коштів та перевезення валютних цінностей банків

Національний банк оновив регулювання з питань організації інкасації коштів та перевезення валютних цінностей банків в Україні.

Це зумовлено необхідністю уточнення норм діючого нормативно-правового акта з урахуванням світової практики та змін у законодавстві України.

• уточнив термін “валютні цінності” відповідно до Закону України “Про валюту і валютні операції”;

• увів термін “інші цінності”, що включає золото та інші дорогоцінні метали у вигляді злитків, пластин, дорогоцінне каміння, коштовності, платіжні документи та інші цінні папери * ;

• передбачив можливість перевезення валютних цінностей непанцерованим оперативним автотранспортом, обладнаним системами, які забезпечують захист цінностей та пошкоджують вкладені цінності у разі несанкціонованого доступу до них, а також надають можливість переміщення цінностей від відправника до отримувача без доступу інкасаторів до них;

• передбачив можливість використання непанцерованого автотранспорту для доставки розмінних, обігових, пам’ятних та ювілейних монет в обсягах до 100 мінімальних заробітних план із використанням захисту вогнепальною зброєю;

• уніфікував супровідні документи, що використовуються під час інкасації та перевезення валютних цінностей.

* перевезення яких регулюється Інструкцією з організації інкасації коштів та перевезення валютних цінностей банків в Україні, затвердженою постановою Правління Національного банку України від 31 березня 2017 року №29

Що таке інкасація і як її правильно зробити?

Інкасація в магазині — це передача грошей або цінностей під охороною від працівників магазину до банку, де відкрито розрахунковий рахунок, або готівкою — безпосередньо власнику бізнесу або відповідальному співробітнику.

Навіщо проводити інкасацію?

Інкасація в магазині потрібна, щоб підрахувати гроші, які були вторговані протягом дня, і переконатися, що вони відповідають даним в програмі Торгсофт. Інкасація дає змогу виявити будь-які розбіжності в обліку та усунути їх причини у майбутньому.

Також інкасація потрібна для захисту грошей та інших цінностей від крадіжки або втрати — небезпечно довгий час зберігати велику кількість готівки в касі магазину.

У чому різниця між інкасацією та здачею виручки?

Інкасація та здача виручки — це різні процеси, хоча вони й мають однакову суть.

Інкасація — це фактично вилучення грошей з каси власником магазину або інкасатором. Наприклад, директор бере гроші на власні потреби. Ці кошти списуються з програми, й подальший фінансовий облік по ним не ведеться.

Здача виручки — це переміщення грошей з однієї каси в іншу. Наприклад, продавець здає виручку з каси магазину в касу керівника — сейф або касу в офісі власника магазина.

На відміну від інкасації, при здачі виручки гроші не зникають із системи — фінансовий облік продовжується по іншій касі.

Фактично, інкасація — це неповний фінансовий облік, а здавання виручки — повний. Тому якщо ви плануєте вести повноцінний фінансовий облік з усіма надходженнями та витратами, то рекомендуємо використовувати в Торгсофт саме «Здачу виручки» для вилучення грошей з кас.

Як робити інкасацію?

Звичний процес інкасації в магазині для власника бізнесу виглядає наступним чином:

1. Зібрати всі гроші, вторговані протягом дня.
2. Перерахувати кошти та переконатися, що вони відповідають даним у програмі обліку.
3. Ввести дані інкасації в програму Торгсофт, де система зафіксує дату, час, об’єкт обліку, суму інкасації та інкасатора.
4. Надрукувати чек інкасації, поставити підпис.

Регламент інкасації

Положення про інкасацію в магазині можуть відрізнятися залежно від організаційних процесів, вимог і правил магазину або компанії. Однак загальний регламент інкасації в магазині може включати наступні кроки:

1. Підготовка готівки та документів: відокремлення всієї готівки, отриманої під час торгівлі, та складання переліку всіх отриманих готівкових коштів та документів.
2. Визначення відповідальних осіб, які братимуть участь в інкасації.
3. Підготовка звіту про всю готівку, отриману під час торгівлі: звіт по касі за день або товарний прибуток по днях за період.
4. Інвентаризація: перерахунок усієї готівки та перевірка її відповідності зі звітом.
5. Передача підрахованої готівки у визначене місце або відповідальній особі — інкасатору.
6. Введення даних про інкасацію в програму обліку, друк чека інкасації, підпис касира та інкасатора під документом.

Як відобразити інкасацію з магазину в Торгсофт?

Інкасацію в Торгсофт можна зробити в декількох режимах:

• Оплата → Підсумки каси
• Оплата → Фінансовий документ → Каса
• Документ → Реалізація

Базові умови інкасації в Торгсофт:

• Інкасація в Торгсофт здійснюється тільки по касі об’єкта обліку, зазначеного на головній формі програми.
• Інкасація зменшує залишок грошей в касі на зазначену суму, кошти списуються з програми обліку.
• Програма фіксує дату, час, об’єкт обліку, суму інкасації, інкасатора та співробітника, що здає кошти
• Інкасації автоматично присвоюється стаття фінансового аналізу «Внутрішній обіг», із можливістю її редагування. Це потрібно для контролю витрат та руху коштів в меню Оплата → Баланс за статтями фінансового аналізу.
• В Торгсофт можна провести контроль чека інкасації, просканувавши штрих-код чека, після чого з’явиться повідомлення про документ інкасації.
• За замовчуванням, інкасація недоступна для продавців та інших співробітників з рольовим обмеженням доступу.

Як провести інкасацію через смартфон?

У мобільному додатку Торгсофт також можна швидко провести інкасацію в меню «Мобільні операції». Це зручно, коли комп’ютера немає поруч, або продавець обслуговує покупців у програмі.

У додатку потрібно заповнити наступні поля:

• суму інкасації,
• касу, звідки будуть зняті гроші,
• коментар при необхідності,
• підприємство, якщо є,
• інкасатор — особа, яка провела інкасацію,
• співробітник, який віддає гроші з каси.

Хто повинен робити інкасацію?

Як правило, інкасацію виконують працівники, відповідальні за ведення касових операцій — бухгалтери, адміністратори, власники бізнесу. Касир повинен бути присутній та брати участь в інкасації.

Якщо бізнес великий, то інкасацію проводять співробітники контрольно-ревізійного відділу, серед службових обов’язків яких є:

• контроль роботи продавців та інших співробітників компанії,
• контроль асортименту і роздрібних цін на товари в магазинах мережі,
• контроль використання РРО,
• проведення інкасацій,
• контроль наявності товару і дотримання стандартів мерчандайзингу,
• проведення інвентаризацій;
• контроль наявності необхідних документів торгової точки, продавців і сертифікатів товарів,
• контроль термінів реалізації товарів.

Інкасація торгових точок банком

Інколи інкасацію проводить банк, ця послуга платна і її можна замовити. Вартість інкасації однієї торгової точки — від 2 000 грн на місяць.

Цивільний кодекс України регулює підписанням правила інкасації торгових точок з банком. Після підписання договору, банк власними силами та засобами здійснює інкасацію коштів торгової точки або online-інкасацію, збирає кошти в касах клієнта, доставляє кошти в касу банку для їх зарахування на поточний рахунок підприємства.

Як часто потрібно проводити інкасацію?

Частота інкасації в магазині залежить від розміру бізнесу та його транзакційної активності: у невеликих магазинах інкасація може проводитися раз на день, в більших — кілька разів на день. У великих магазинах з високою інтенсивністю продажів інкасація може проводитися кілька разів протягом дня.

Частоту інкасації встановлюють відповідно до фінансових потреб бізнесу і врахування ризиків — можливість втрати або крадіжки грошей.

Як продублювати чек інкасації?

Дублікат чека про інкасацію потрібен для резервної документації та прозорості процесу інкасації. Дублікат квитанції про інкасацію використовують як довідковий документ для аудитів або для вирішення суперечок, пов’язаних з інкасацією. Це додатковий запис про готівку, яка була підрахована та передана під час інкасації — чек може бути використаний для підтвердження точності залишку готівки на кінець робочого дня.

З версії Торгсофт 2022.0.20 можна буде надрукувати дублікат чека інкасації.

Для цього в меню Оплата → Фінансовий документ → Каса ми додали дію «Друк чека інкасації». Відкриється попередній перегляд чека інкасації з можливістю його надрукувати. Друк такого чека можливий лише для касових фінансових документів, що мають категорію «Інкасація», та недоступний для здачі виручки.

• 26.02.2024
• 🔧 Прес-служба Податкової повідомляє, що через технічне обслуговування системи, ввечері 26 лютого, з 21:00 до 23:00, може бути частково обмежений доступ до електронних сервісів програмно-технічного комплексу Кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг. 🔑 За що відповідає Програмно-технічний комплекс Кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг? ▪️ Центр реєстрації: веде облік користувачів, видає та анулює кваліфіковані сертифікати відкритих ключів, а також веде журнал подій. ▪️ Сховище ключів: забезпечує безпечне зберігання ключів користувачів. ▪️ Сервер штампів часу: генерує та додає штампи часу до електронних документів. ▪️ Центр обробки запитів: обробляє запити на отримання кваліфікованих сертифікатів, перевірку електронних підписів та інші. ▪️ Інші компоненти: система аутентифікації, система моніторингу та система резервного копіювання. 15:38
• 18.02.2024
• Торгсофт-Старт: 👉 склад, переоблік, маркетинг, звіти та аналітика для малого бізнесу 🎥 https://youtu.be/e59A4uNx-SE 13:54
• Записали для вас відеокасти про Торгсофт-Старт: 👉 огляд можливостей, прихід, продаж, повернення та списання товару 🎥 https://youtu.be/CoUPbJ4yOo8 13:53
• 12.02.2024
• Універсальний термопринтер Xprinter XP-370B 🧾 Друкує чеки й етикетки розміром до 80 мм, оснащений віддільником етикеток, датчиком для додаткового захисту від перегріву та USB. 🚀 Висока швидкість друку — до 152 мм / секунду 🔍 Підтримує друк PDF417, QR кодів, DAMATRIX 2D. 🎯 Розпізнає розмір та місце розташування етикетки. 🔄 Можна під’єднати зовнішній тримач для рулонів великого діаметра. 💼 Надійний і швидкісний — підходить і для підприємств з великими обсягами друку. 🔗 Детальніше — за посиланням: https://store.torgsoft.ua/printer-universalnyy-xprinter-xp-370b/ 16:15
• 09.02.2024
• Бездротовий сканер штрих-кодів Netum C750 🔹 Зіскановує штрих-коди і QR коди з паперу та екранів мобільних пристроїв, виводить зчитану інформацію на екран. 📱 Компактний кишеньковий сканер — важить всього 60 грамів і поміщається в стандартну кишеню 💾 Зберігає в пам’яті до 100 000 штрих-кодів 🔋 Батареї вистачає на 20 годин безперервного сканування 📶 Інтерфейси підключення: Bluetooth, USB 🏭 Особливо зручний для виїзної торгівлі, складів, логістики, переобліку та інвентаризації. 🛒 Можна придбати тут: https://store.torgsoft.ua/netum-c750/ 09:27
• 08.02.2024
• Термопринтер чеків Xprinter XP-E200M USB 🖨 Принтер друкує чеки, бланки та квитанції шириною 58 – 80 мм, в тому числі штрих-коди, QR-коди, логотипи. 🏃‍♂️ Висока швидкість друку 一 200 мм/с 💻 Підтримує друк чеків із програмного РРО 🔄 Має функцію повторного друку та друку в черзі ✂️ Оснащений автообрізувачем, USB і слотом для підключення грошової скриньки 🏢 Підходить для всіх видів бізнесу і має хороше співвідношення ціна/якість 🔗 Дізнатись ціну: https://store.torgsoft.ua/xprinter-xp-e200m/ 09:32
• 26.01.2024
• Перехідник USB-RS232, HL340 🔌 Перехідник з USB на RS232 (9pin), довжина кабелю — 80 см. 💡 Підходить для підключення ваг Днепровес ВТД-15 РС, VAGAR VP-15 LED RS232. 🖥 Підключається до порту USB серій 1.1 і 2.0 та COM (9pin) 🚀 Підтримує передачу даних зі швидкістю понад 1 Мбіт/с 🔧 Для підключення пристроїв з інтерфейсом COM (9pin) до комп’ютера в порт USB. 🔗 Детальніше — за посиланням: https://torgsoft-online-market.com/product/perehidnik-usb-rs-232-hl-340 10:41
• 25.01.2024
• Термопринтер чеків Xprinter XP-Q90EC 🖨 Друкує текст, графічні зображення, штрих-коди, QR-коди на чековій стрічці 58 мм 🚀 Швидкісний друк ✂️ Автообрізка чеків 💰 Можна під’єднати грошову скриньку 🛍 Для оптової та роздрібної торгівлі 🔗 Ціна:https://torgsoft-online-market.com/product/printer-chekiv-xprinter-xp-q90-ec 09:43
• 24.01.2024
• Принтер етикеток Xprinter XP-235B 🏷Друкує етикетки шириною 20 — 60 мм, лінійні штрих-коди та QR-коди. ⚡️Висока швидкість друку — до 101 мм / сек ⏸Є кнопка паузи та прокрутки 📏Принтер невеликий і його зручно розміщувати на письмовому столі 👌Ідеально підходить для невеликих обсягів друку, — до 1500 етикеток на день. 🔗Придбати можна за посиланням: https://torgsoft-online-market.com/product/printer-etiketok-xprinter-xp-235-b 11:08
• 22.01.2024
• Бездротовий сканер Asianwell AW-9108 RB 📟 Торгівля та інвентаризація 📡 Бездротовий сканер Asianwell AW-9108 RB 🌐 Робоча дистанція до 200 м 📄 Зчитує з різних поверхонь: папір, глянцеві, монітор 🔄 Зчитує пошкоджені та зім’яті штрих-коди 💾 Пам’ять на 100,000 кодів у режимі офлайн 🛒 Для магазинів та складів 🔗Деталі:https://torgsoft-online-market.com/product/skaner-radioskaner-asianwell-aw-9108-rb 15:31